Que faut-il prévoir pour un congrès du public ?

Un congrès du public demande surtout du matériel pour accueillir les participants, orienter les visiteurs et assurer les présentations. Prévoyez les badges, les programmes imprimés, la signalétique, le mobilier d’accueil et tout l’équipement audiovisuel. La quantité dépend du nombre d’inscrits, des intervenants et du nombre de salles utilisées. Cette liste vous aide à repérer les achats souvent oubliés avant le jour du congrès.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 220
Tablesqté 24
Tables d’inscriptionqté 2
Tables des intervenantsqté 2
Tabouretsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Répéteurs WiFiqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 240
Verres à eauqté 240
Verres à vinqté 220
Assiettes de dînerqté 240
Assiettes à dessertqté 240
Couvertsqté 240
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Décoration

Nappesqté 24
Housses de chaiseqté 220
Toiles de fondqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 12
Porte-nomsqté 220
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses
- Café - 12 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 8 cartons
- Thé vert - 4 boîtes
- Tisane - 4 boîtes
- Sucre - 5 kilogrammes
- Édulcorants - 4 boîtes
- Lait - 20 litres
- Lait d’avoine - 12 litres
- Eau pour le thé - 40 litres
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 30 bouteilles
- Cola Zero - 30 bouteilles
- Sinas - 20 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 72 bouteilles
- Pilsener - 144 bouteilles
- Vin blanc - 24 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Prosecco - 12 bouteilles
- Citrons - 3 kilogrammes
- Citrons verts - 2 kilogrammes
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Eau minérale pour le buffet - 20 litres
- Baguettes - 30 pièces
- Pains complets - 12 pièces
- Mini petits pains - 400 pièces
- Beurre doux - 3 kilogrammes
- Houmous - 4 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 4 kilogram
- Blanc de poulet fumé - 3 kilogrammes
- Tranches de garniture végétarienne - 3 kilogrammes
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Salade aux œufs - 3 kilogram
- Concombres - 5 kilogrammes
- Tomates - 5 kilogrammes
- Roquette - 2 kilogram
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Salade mixte - 8 kilogrammes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Maïs - 12 boîtes
- Pois chiches - 12 boîtes
- Concombre au vinaigre - 6 bocaux
- Olives - 6 bocaux
- Salade de pâtes - 12 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 12 kilogrammes
- Quiche végétarienne - 12 pièces
- Quiche au poulet - 12 pièces
- Soupe de légumes - 20 litres
- Soupe de tomates - 20 liter
- Petits pains pour soupe - 240 pièces
- Beurre aux herbes - 3 kilogrammes
- Sauce salade - 6 litres
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Mayonnaise - 3 litres
- Ketchup - 3 litres
- Moutarde - 2 litres
- Chips au paprika - 8 kilogrammes
- Chips nature - 8 kilogrammes
- Noix salées - 5 kilogrammes
- Galettes de riz - 10 paquets
- Pommes - 12 kilogram
- Bananes - 10 kilogram
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 8 kilogrammes
- Brownies - 240 pièces
- Mini muffins - 240 pièces
- Pâtisseries vegan - 40 pièces
- Pâtisseries sans gluten - 30 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle pour verre - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 5 liter
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Spray désinfectant - 3 litres
- Éponges - 20 pièces
- Chiffons de nettoyage - 30 pièces
- Savon pour les mains - 12 flacons
- Papier essuie-tout - 24 rouleaux
- Papier aluminium - 6 rouleaux
- Film alimentaire - 6 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Filtres à café - 500 pièces
- Filtres à thé - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Cure-dents - 500 pièces
- Autocollants de nom - 250 pièces
- Stylos à bille - 100 pièces
- Carnets de notes - 250 pièces
- Papier d'impression - 5 paquets

Conseils

Prévoyez un badge nominatif pour chaque participant, intervenant et membre de l’équipe, plus 5 à 10 % de réserve pour les inscriptions de dernière minute et les erreurs d’impression.
Pour chaque salle équipée, comptez un ordinateur portable, un projecteur, un écran, un câble HDMI et au moins un adaptateur compatible avec les ordinateurs des intervenants.
Ajoutez une rallonge et une multiprise par zone technique, puis sécurisez les câbles avec des goulottes : ce matériel manque souvent au moment d’installer les projecteurs et les microphones.
Prévoyez environ 1 verre à eau par personne et 1 tasse à café par pause, avec 10 % de réserve. Les verres à vin et les assiettes ne sont nécessaires que si le programme prévoit un service correspondant.
Installez une table d’inscription à l’entrée, des tables pour les intervenants et des poubelles visibles dans les espaces de pause. Placez la signalétique avant l’ouverture, idéalement au moins 1 heure à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour un congrès du public ?: Prévoyez un badge pour chaque participant, intervenant et membre de l’organisation, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 200 personnes, imprimez donc environ 210 à 220 badges.
Quel matériel technique faut-il pour une présentation de congrès ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection, un câble HDMI, un adaptateur et une clique de présentation par salle. Testez chaque présentation au moins 2 heures avant l’accueil du public.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez 1 verre à eau par personne et 1 tasse à café par pause, avec une réserve de 10 %. Pour 150 participants et deux pauses, prévoyez environ 165 verres et 330 tasses si les tasses ne sont pas lavées entre les pauses.
Quand acheter ou préparer la signalétique du congrès ?: Préparez les panneaux de route et de salle au moins 3 jours avant le congrès, puis vérifiez leur emplacement lors de l’installation. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer un panneau manquant ou endommagé.

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