Qué necesitas para organizar un congreso público

Para un congreso público necesitas comprar y llevar mucho más que sillas y un proyector. La zona de registro, las presentaciones, el sonido, la señalización y el servicio de café deben estar listos antes de que llegue el primer asistente. Usa esta lista para comprobar cantidades según el número de inscritos y el programa del día. Reserva con antelación el equipo técnico y confirma las necesidades de los ponentes al menos una semana antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 220
Mesascant. 24
Mesas de registrocant. 2
Mesas para ponentescant. 2
Taburetescant. 6
Percheroscant. 3
Papeleracant. 12

Equipo

Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 3
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Pulsadores de presentacióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Amplificadores WiFicant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 240
Vasos para aguacant. 240
Copas de vinocant. 220
Platos de cenacant. 240
Platos de postrecant. 240
Cubiertoscant. 240
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 8
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Bandejas de serviciocant. 16

Decoración

Mantelescant. 24
Fundas para sillascant. 220
Telones de fondocant. 2
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 12
Portanombrescant. 220
Carteles de flechascant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras
- Café - 12 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 8 cajas
- Té verde - 4 cajas
- Té de hierbas - 4 cajas
- Azúcar - 5 kilogramo
- Edulcorantes - 4 cajas
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 12 litros
- Té - 40 litros
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 30 botellas
- Cola Zero - 30 botellas
- Naranja - 20 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 72 botellas
- Cerveza pilsener - 144 botellas
- Vino blanco - 24 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Prosecco - 12 botellas
- Limones - 3 kilogramos
- Limones verdes - 2 kilogramos
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Agua mineral para el bufé - 20 litros
- Baguettes - 30 unidades
- Panes integrales - 12 unidades
- Mini bocadillos - 400 unidades
- Mantequilla - 3 kilogramos
- Hummus - 4 kilogramos
- Queso crema - 3 kilogramos
- Queso joven - 5 kilogramos
- Queso curado - 3 kilogramo
- Jamón cocido - 4 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilogramo
- Lonchas vegetales vegetarianas - 3 kilogramos
- Salmón ahumado - 2 kilogramos
- Ensaladilla de huevo - 3 kilogramo
- Pepinos - 5 kilogramos
- Tomates - 5 kilogramos
- Rúcula - 2 kilogramos
- Pimientos - 3 kilogramo
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Maíz - 12 latas
- Garbanzos - 12 latas
- Pepinillos en vinagre - 6 tarros
- Aceitunas - 6 tarros
- Ensalada de pasta - 12 kilogramo
- Ensalada de patata - 12 kilogramos
- Quiche vegetariana - 12 unidades
- Quiche de pollo - 12 unidades
- Sopa de verduras - 20 liter
- Sopa de tomate - 20 litros
- Bocadillos para sopa - 240 unidades
- Mantequilla de hierbas - 3 kilogramos
- Aliño - 6 litros
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Patatas fritas de pimentón - 8 kilogramo
- Patatas fritas naturales - 8 kilogramo
- Frutos secos salados - 5 kilogram
- Tortitas de arroz - 10 paquetes
- Manzanas - 12 kilogramos
- Plátanos - 10 kilogramos
- Uvas - 8 kilogramos
- Mandarinas - 8 kilogramos
- Brownies - 240 unidades
- Mini muffins - 240 unidades
- Pasteles veganos - 40 unidades
- Pastel sin gluten - 30 unidades
- Servilletas - 1000 unidades
- Toallas de papel - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de basura para vidrio - 20 unidades
- Lavavajillas - 5 litros
- Limpiador multiusos - 5 litros
- Limpiacristales - 2 litros
- Spray desinfectante - 3 litros
- Esponjas - 20 unidades
- Paños de limpieza - 30 unidades
- Jabón de manos - 12 frascos
- Papel de cocina - 24 rollos
- Papel de aluminio - 6 rollos
- Film transparente - 6 rollos
- Papel de hornear - 4 rollos
- Filtros de café - 500 unidades
- Filtros de té - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Palillos - 500 unidades
- Pegatinas con nombre - 250 unidades
- Bolígrafos - 100 unidades
- Bloc de notas - 250 unidades
- Papel de impresión - 5 paquetes

Consejos

Calcula las sillas para el número máximo de inscritos y añade un margen del 10 %: para 100 asistentes, prepara al menos 110 plazas. Comprueba también que haya mesas suficientes para el registro y para los ponentes.
Prepara un puesto de registro con una mesa por cada 75-100 asistentes, tarjetas de nombre, folletos del programa y bolígrafos. Si esperas 200 personas, dos mesas reducen las colas de entrada.
Comprueba cada presentación con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI y los adaptadores que se utilizarán el día del congreso. Haz esta prueba como mínimo el día anterior, porque los formatos y conexiones suelen fallar a última hora.
Para una jornada de cuatro horas, calcula al menos dos vasos de agua por persona y una taza de café por pausa. Añade vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas suficientes para que el servicio no dependa de lavar vajilla durante el evento.
Cuenta los micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, alargadores, regletas y canaletas como un solo sistema. Lleva al menos un adaptador HDMI de repuesto y deja los cables fijados antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso público?: Prepara una silla por asistente confirmado y añade un 10 % de margen. Para 100 inscritos, calcula 110 sillas; si el programa incluye salas paralelas, reparte las plazas según el aforo previsto de cada sesión.
¿Qué equipo técnico hace falta para un congreso?: Como mínimo, necesitas un proyector y una pantalla por sala con presentaciones, un portátil, cable HDMI, adaptadores y un pulsador. Para las intervenciones, calcula un micrófono inalámbrico por ponente que hable a la vez y comprueba sonido y conexiones el día anterior.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y los folletos?: Cierra la lista de visitantes entre 24 y 48 horas antes y prepara entonces las tarjetas de nombre. Imprime los folletos del programa después de confirmar horarios, salas y ponentes, idealmente entre 2 y 3 días antes del congreso.
¿Cuánta vajilla necesito para un congreso de un día?: Calcula dos vasos de agua por persona, una taza de café por pausa y un plato y un juego de cubiertos por comida. Para 100 asistentes y dos pausas, prepara al menos 200 vasos y 200 tazas, además de un margen del 10 % para roturas o reposiciones.

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