Checklist voor een promovendi-conferentie organiseren

Een promovendi-conferentie vraagt vooral om strakke afstemming tussen abstracts, presentaties, sessies en catering. Leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna terug vanaf de conferentiedag. Abstractdeadlines, dieetwensen en presentatiebestanden komen vaak later binnen dan gepland, waardoor het programma en de techniek onder druk komen te staan. Gebruik deze checklist om registratie, communicatie, printwerk, audiovisuele middelen en de laatste controles tijdig af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Sprekers uitnodigen
2 personen
Sessieleiders aanwijzen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Abstractdeadline communiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Abstracts verzamelen
2 personen
Presentatieschema maken
2 personen
Programma laten controleren
2 personen
Definitief programma versturen
Presentatiebestanden opvragen
Naamkaartjes ontwerpen
Programmaboekjes opmaken
Routebeschrijving versturen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Badges en programmaboekjes printen
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Techniek vooraf testen
2 personen
Catering en dieetlijst bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons en speakers testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangstruimte versieren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers en sessies aankondigen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Vragenrondes begeleiden
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval tussendoor verzamelen
2 personen
Posterborrel begeleiden
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Afsluiting aankondigen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet en bar afbouwen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Presentaties veilig archiveren
Bedankbericht versturen
Foto's en materialen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Spreektafel
Krukkenaantal 4
Posterbordenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laserpointeraantal 2
Wifi-hotspot

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplankenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 100
Badgekoordenaantal 100
Registratiemappenaantal 4
Baliepennenaantal 12
Klembordenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 12
Plantenaantal 10
Richtingsbordenaantal 10
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Kabelgotenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de abstractdeadline ruim vóór het definitieve programma: houd minstens 2 weken tussen de deadline en het moment waarop je het programma verstuurt. Zo blijft er tijd voor selectie, sessie-indeling en controle door de betrokkenen.
Vraag presentatiebestanden uiterlijk 2 werkdagen vooraf op en test de presentatielaptop, projector, HDMI-adapters, microfoons en speakers vóór de start. Leg ook een wifi-hotspot en verlengkabels klaar als reserve.
Verzamel dieetwensen tijdens de registratie en bevestig het definitieve aantal deelnemers plus de dieetlijst enkele dagen voor de conferentie met de cateraar. Controleer daarna of waterglazen, koffiekopjes, borden en bestek beschikbaar zijn.
Maak voor elke sessie een sessieleider verantwoordelijk voor tijd en vragen. Geef sessieleiders het gecontroleerde programma en de route naar de zaal uiterlijk bij het versturen van het definitieve programma.
Plan op de dag zelf tijd voor opbouw en toegang: haal locatiesleutels vooraf op, zet posterborden en naamkaartjes klaar en druk de aanwezigheidslijst, badges en programmaboekjes vóór de ontvangst van deelnemers af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een promovendi-conferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, catering en sprekers. Plan de abstractdeadline enkele weken vóór de conferentie, zodat je tijd houdt voor beoordeling en een definitief programma.
Wanneer moet de abstractdeadline voor een promovendi-conferentie zijn?: Leg de deadline meestal 6 tot 10 weken vóór de conferentiedatum. Reserveer daarna minstens 2 weken voor het verwerken van abstracts en het maken en controleren van het presentatieschema.
Wanneer moet ik de catering voor een promovendi-conferentie bevestigen?: Geef de cateraar een voorlopige raming bij de reservering en bevestig het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen 3 tot 5 werkdagen vooraf. Controleer op dezelfde dag ook servies, koffievoorzieningen en koelruimte.
Wanneer test ik de techniek voor een promovendi-conferentie?: Test projector, scherm, presentatielaptop, microfoons, speakers en kabels uiterlijk 1 werkdag vooraf en nogmaals bij de opbouw. Vraag presentaties minimaal 2 werkdagen vooraf op, zodat je bestanden kunt openen en ordenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.