Checklist para organizar una conferencia de doctorandos

Una conferencia de doctorandos combina presentaciones, gestión de resúmenes, moderación y muchos detalles logísticos. Para que el día avance sin interrupciones, conviene cerrar primero la fecha, el lugar y el programa, y después coordinar inscripciones, catering y materiales. Esta checklist reúne 75 tareas y 55 elementos, desde invitar a los ponentes hasta probar el proyector, preparar las acreditaciones y recoger las llaves del recinto. Úsala como calendario de trabajo y asigna cada tarea a una persona responsable.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Invitar a los ponentes
2 personas
Asignar moderadores de sesión
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Comunicar la fecha límite de resúmenes
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar abstracts
2 personas
Crear el programa de presentaciones
2 personas
Hacer revisar el programa
2 personas
Enviar programa definitivo
Solicitar los archivos de la presentación
Diseñar tarjetas de nombre
Maquetar los programas
Enviar indicaciones
Imprimir la lista de asistencia
Imprimir las credenciales y los programas
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica con antelación
2 personas
Confirmar el catering y la lista de dietas
Hacer la compra
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Llevar materiales al lugar
2 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Pasar las presentaciones al portátil
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Decorar la zona de recepción
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir café de bienvenida
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Anunciar a los ponentes y sesiones
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
Coordinar las rondas de preguntas
2 personas
Preparar la pausa para el café
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Coordinar la reunión del póster
3 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir la cena
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Montar el aperitivo de networking
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar el bufé y el bar
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
Limpiar la sala y la cocina
4 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Archivar las presentaciones de forma segura
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos y materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesa de oradores
Taburetescant. 4
Paneles para cartelescant. 12
Percheroscant. 3

Equipo

Portátil de presentacióncant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Puntero lásercant. 2
Punto de acceso Wi-Fi

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tablas para servircant. 8
Cuencoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12

Registro

Portatarjetas de nombrecant. 100
Cordones para acreditacionescant. 100
Carpetas de registrocant. 4
Bolígrafos para la recepcióncant. 12
Portapapelescant. 4

Decoración

Manteles individualescant. 12
Plantascant. 10
Señales direccionalescant. 10
Atriles para programascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Canaletas para cablescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de enviar invitaciones. Reserva también el catering con antelación, porque el número final de asistentes y las dietas especiales afectan a la cantidad y al servicio.
Define una fecha límite para los resúmenes y comunica el plazo en la invitación y el formulario de inscripción. Después de recopilar los abstracts, deja tiempo para revisar el programa antes de enviar su versión definitiva.
Pide las presentaciones antes del evento y pruébalas con el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos y los adaptadores HDMI. Haz una prueba técnica completa con antelación, no solo una comprobación rápida al comenzar la primera sesión.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma la lista con el catering antes de la fecha del evento. Prepara también café, té, agua y hielo teniendo en cuenta las pausas y el número de participantes.
Prepara con tiempo las tarjetas de nombre, los programas y las acreditaciones, y deja impresa la lista de asistencia. El día anterior, confirma quién tiene las llaves, cómo se distribuirán las sillas y dónde estarán los paneles para carteles y los percheros.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de doctorandos?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes para reservar el recinto, invitar a los ponentes y abrir las inscripciones. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar el programa, recopilar presentaciones y confirmar el catering.
¿Cuándo se debe cerrar el programa de una conferencia doctoral?: Envía el programa definitivo entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás margen para revisar los resúmenes, confirmar moderadores, maquetar los programas y comunicar indicaciones a los participantes.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?: Solicítalas entre 5 y 7 días antes y fija una hora límite concreta. Prueba todos los archivos al menos 1 día antes con el portátil, el proyector, los cables y los adaptadores que se usarán.
¿Cuántas bebidas hay que calcular para una conferencia de doctorandos?: Para una pausa de café, calcula 1 taza de café o té y 1 vaso de agua por persona, más un margen del 10 %. Si hay una recepción posterior, añade aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y confirma las cantidades con el catering.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.