Checkliste für eine Promovierenden-Konferenz

Eine Promovierenden-Konferenz steht und fällt mit einem klaren Zeitplan: Erst Programm und Raum sichern, danach Beiträge, Anmeldungen und Verpflegung koordinieren. Plane feste Fristen für Abstracts, Präsentationen und die finale Programmversion ein. Kurz vor dem Termin entscheidet ein Techniktest darüber, ob Laptop, Projektor, Mikrofone und Adapter wirklich zusammenspielen. Diese Checkliste bündelt 75 Aufgaben und 55 benötigte Dinge für Vorbereitung, Durchführung und den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Catering reservieren
Redner einladen
2 Personen
Sitzungsleiter bestimmen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Abstract-Deadline kommunizieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Abstracts einsammeln
2 Personen
Präsentationsplan erstellen
2 Personen
Programm prüfen lassen
2 Personen
Endgültiges Programm versenden
Präsentationsdateien anfordern
Namensschilder entwerfen
Programmhefte gestalten
Wegbeschreibung versenden
Anwesenheitsliste drucken
Namensschilder und Programmhefte drucken
2 Personen
Präsentationen sammeln
2 Personen
Technik vorab testen
2 Personen
Catering- und Diätliste bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Raumaufteilung markieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Empfangsbereich dekorieren
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
Sprecher und Sessions ankündigen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Fragerunden moderieren
2 Personen
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zwischendurch Müll sammeln
2 Personen
Poster-Get-together betreuen
3 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
2 Personen
Networking-Event betreuen
3 Personen
Abschluss ankündigen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Buffet und Bar abbauen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
Saal und Küche reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Präsentationen sicher archivieren
Dankesnachricht versenden
Fotos und Materialien teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
Rednertisch
HockerAnz. 4
PosterständerAnz. 12
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

PräsentationslaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LaserpointerAnz. 2
WLAN-Hotspot

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierbretterAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 100
Bändchen für NamensschilderAnz. 100
RegistriermappenAnz. 4
TresenstifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
PflanzenAnz. 10
WegweiserAnz. 10
ProgrammständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutztücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location frühzeitig. Kläre dabei direkt, ob Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher vor Ort vorhanden sind.
Setze für Abstracts eine klare Abgabefrist und verschicke Einladungen früh genug. Plane anschließend Zeit für Rückfragen, die Präsentationsplanung und die Prüfung des endgültigen Programms ein.
Fordere Präsentationsdateien spätestens 3 bis 5 Tage vor der Konferenz an. So kannst du Dateien auf dem Präsentationslaptop testen und fehlende HDMI-Adapter, Verlängerungskabel oder einen WLAN-Hotspot noch besorgen.
Erfasse Ernährungswünsche bereits mit dem Anmeldeformular und bestätige die Diätliste 3 bis 5 Tage vor dem Termin beim Catering. Berücksichtige außerdem Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Besteck getrennt von den Speisen.
Drucke Anwesenheitsliste, Namensschilder und Programmhefte spätestens am Vortag. Hole den Standortschlüssel früh genug ab und richte Posterständer, Rednertisch, Sitzungsleitung sowie Technik vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmenden ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Promovierenden-Konferenz organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Redner, Catering und Anmeldeformular sollten anschließend so früh feststehen, dass Einladungen und Abstract-Frist rechtzeitig verschickt werden können.
Wann sollte die Abstract-Deadline für eine Promovierenden-Konferenz liegen?: Setze die Abstract-Deadline etwa 6 bis 8 Wochen vor der Konferenz. So bleiben mindestens 2 Wochen für Auswahl, Präsentationsplan und Rückfragen, bevor du das endgültige Programm versendest.
Wann müssen die Präsentationen eingereicht werden?: Fordere die Präsentationsdateien 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung an. Prüfe sie anschließend auf dem verwendeten Laptop und teste dabei Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter und Mikrofone.
Wie viele Namensschilder und Programmhefte sollte man drucken?: Drucke für jede angemeldete Person ein Namensschild und ein Programmheft und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 80 Anmeldungen sind das beispielsweise 84 bis 88 Exemplare pro Drucksache.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.