Checklist pour organiser une conférence des doctorants

Une conférence de doctorants demande un suivi précis bien avant le jour J : date, programme, intervenants, inscriptions et logistique doivent avancer ensemble. Cette checklist regroupe 75 tâches et 55 éléments à prévoir, du premier cadrage au rangement de la salle. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les fichiers de présentation, les besoins alimentaires, les badges ou les adaptateurs vidéo. Utilisez-la comme fil conducteur et attribuez chaque action à une personne avec une échéance.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Inviter les intervenants
2 personnes
Désigner les responsables de session
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Communiquer la date limite des résumés
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les résumés
2 personnes
Établir le planning des présentations
2 personnes
Faire vérifier le programme
2 personnes
Envoyer le programme final
Demander les fichiers de présentation
Concevoir les badges nominatifs
Mettre en page les livrets du programme
Envoyer les indications d'accès
Imprimer la liste de présence
Imprimer les badges et les livrets de programme
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Confirmer le service traiteur et la liste des régimes alimentaires
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les micros et les enceintes
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Décorer l’espace d’accueil
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café de bienvenue
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants et les sessions
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Animer les sessions de questions
2 personnes
Préparer la pause café
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ramasser les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Animer le cocktail d’affiches
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet et le bar
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Archiver les présentations en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos et les supports

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4
Panneaux d’affichage pour postersqté 12
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Ordinateur portable de présentationqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pointeur laserqté 2
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Inscription

Porte-nomsqté 100
Cordons pour badgesqté 100
Dossiers d’inscriptionqté 4
Stylos de comptoirqté 12
Presse-papiersqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Plantesqté 10
Panneaux directionnelsqté 10
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Goulottes de câblesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 8 à 12 semaines avant la conférence. Gardez une marge pour confirmer les intervenants, réserver la salle et finaliser le traiteur.
Annoncez une date limite des résumés située 4 à 6 semaines avant l’événement. Prévoyez ensuite au moins 7 jours pour les relire, construire le planning et faire vérifier le programme.
Demandez les fichiers de présentation 48 heures avant les sessions. Rassemblez-les sur un seul ordinateur et testez le projecteur, les microphones, les câbles HDMI et les adaptateurs avant l’arrivée du public.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant la conférence afin de confirmer les quantités au traiteur. À ce moment, consolidez les régimes alimentaires et préparez les badges, la liste de présence et les livrets.
Le jour précédent, récupérez les clés et installez les tables, chaises, panneaux pour posters et porte-manteaux. Vérifiez aussi les multiprises, rallonges, le hotspot Wi-Fi, les machines à café, les thermos et les contenants à glace.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence de doctorants ?: Envoyez-les idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Indiquez dès le départ la date limite des résumés et la date de clôture des inscriptions.
Quand fixer la date limite des résumés ?: Placez cette échéance environ 4 à 6 semaines avant la conférence. Vous aurez ainsi le temps de collecter les résumés, établir le planning et envoyer le programme final.
Combien de temps avant tester la technique de la conférence ?: Faites un test complet au moins 48 heures avant, puis une vérification rapide le matin même. Contrôlez notamment l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les adaptateurs HDMI.
Quand confirmer le traiteur et les régimes alimentaires ?: Confirmez les quantités et la liste des régimes alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions. Faites une dernière vérification la veille pour éviter les changements oubliés.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.