Wat heb je nodig voor een promovendi-conferentie?

Voor een promovendi-conferentie heb je meer nodig dan alleen een projector en koffie. Presentaties, posters, naamkaartjes en catering moeten tegelijk soepel werken, vaak in meerdere ruimtes. Met deze boodschappenlijst controleer je techniek, meubilair, servies en keukenmateriaal voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Let vooral op aansluitingen, extra stroompunten, drinkgerei en materialen voor dieetwensen: die worden vaak pas op de conferentiedag gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Spreektafel
Krukkenaantal 4
Posterbordenaantal 12
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Presentatielaptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Laserpointeraantal 2
Wifi-hotspot

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplankenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Registratie

Naamkaarthoudersaantal 100
Badgekoordenaantal 100
Registratiemappenaantal 4
Baliepennenaantal 12
Klembordenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 12
Plantenaantal 10
Richtingsbordenaantal 10
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Kabelgotenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 3 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Cacaopoeder - 1 bus
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Gemberbier - 6 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- Alcoholvrij bier - 30 flesjes
- Pils - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Gezouten noten - 4 zakken
- Olijven - 4 potten
- Hummus - 8 kuipjes
- Komkommers - 8 stuks
- Wortels - 4 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 50 stuks
- Mini-croissants - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Wit brood - 6 broden
- Meergranenbrood - 6 broden
- Pistolets - 100 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Achterham - 3 kilo
- Kipfiletbeleg - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Vegetarische plakjes - 3 kilo
- Hummus voor brood - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 3 potten
- Mayonaise - 2 potten
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Gemengde salade - 8 kilo
- Pastasalade - 10 kilo
- Aardappelsalade - 8 kilo
- Falafel - 6 kilo
- Gegrilde groenten - 8 kilo
- Kipspiesjes - 8 kilo
- Vegetarische quiche - 8 stuks
- Vegan pastagerecht - 8 kilo
- Rijst - 6 kilo
- Broodjes voor diner - 100 stuks
- Kruidenboter - 2 kilo
- Rauwkost - 6 kilo
- Vegan dressing - 2 liter
- Yoghurtdressing - 3 liter
- Tiramisu - 8 kilo
- Vers fruitdessert - 6 kilo
- Vegan chocolademousse - 40 porties
- Glutenvrije desserts - 12 porties
- Koffiemelk - 4 pakken
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 200 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Afvalzakken - 4 rollen
- Vaatwastabletten - 1 verpakking
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 8 pakken

Tips

Plan per presentatieruimte minimaal één presentatielaptop, projector, projectiescherm en set HDMI-kabels. Neem ook HDMI-adapters mee, omdat sprekers vaak met verschillende laptopaansluitingen komen.
Leg per ruimte minstens twee stekkerdozen en twee verlengkabels klaar. Test de volledige opstelling vooraf met de presentaties, niet alleen of de projector aangaat.
Zet voor koffie- en waterpunten koffiekopjes, waterglazen, koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar. Reken bij een programma met twee koffiepauzes op extra kopjes en glazen voor tussentijds bijvullen.
Gebruik voor posters posterborden en zorg dat deze vóór de ontvangst op hun plek staan. Een posterindeling die pas tijdens de pauze wordt bedacht kost al snel 15 tot 30 minuten.
Maak één aparte bak voor naamkaartjes, programmaboekjes, aanwezigheidslijst en dieetoverzicht. Leg die materialen minstens 1 uur voor aanvang bij de registratie, zodat de ontvangst niet door printwerk wordt vertraagd.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een promovendi-conferentie?: Zorg naast koffie en catering voor presentatietechniek, HDMI-kabels en adapters, stekkerdozen, verlengkabels, servies, thermoskannen en materialen voor registratie. Voor posters heb je posterborden nodig; voor plenaire sessies mogelijk draadloze microfoons, speakers en een microfoonstandaard.
Hoeveel HDMI-adapters heb ik nodig voor een conferentie?: Neem minimaal 2 HDMI-adapters per presentatieruimte mee, plus 1 reserveadapter voor het hele programma. Test ze uiterlijk 1 dag vooraf met de presentatielaptop, projector en de bestanden van de sprekers.
Hoeveel koffiekopjes en waterglazen heb ik nodig?: Reken per deelnemer op minstens 2 koffiekopjes en 2 waterglazen voor een conferentiedag met twee pauzes. Bij hergebruik kan minder servies volstaan, maar plan dan een afwas- of wisselmoment tussen de sessies.
Wanneer moet ik de conferentietechniek testen?: Test projector, scherm, microfoons, speakers, laptop, kabels en adapters uiterlijk 1 werkdag voor de conferentie. Controleer op de ochtend zelf nog 30 tot 60 minuten voor aanvang of alle aansluitingen en presentaties werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.