Qué necesitas para una conferencia de doctorandos

Una conferencia de doctorandos necesita más que un programa y una sala reservada. Debes prever el equipo para las presentaciones, el mobiliario para ponentes y asistentes, y todo lo necesario para servir café, agua y comida. También conviene comprobar con antelación los archivos de las ponencias, los adaptadores y las conexiones eléctricas. Esta lista reúne las compras y los materiales que tendrás que llevar, alquilar o confirmar antes del día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mesa de oradores
Taburetescant. 4
Paneles para cartelescant. 12
Percheroscant. 3

Equipo

Portátil de presentacióncant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Puntero lásercant. 2
Punto de acceso Wi-Fi

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tablas para servircant. 8
Cuencoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12

Registro

Portatarjetas de nombrecant. 100
Cordones para acreditacionescant. 100
Carpetas de registrocant. 4
Bolígrafos para la recepcióncant. 12
Portapapelescant. 4

Decoración

Manteles individualescant. 12
Plantascant. 10
Señales direccionalescant. 10
Atriles para programascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Canaletas para cablescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantescant. 12

Catering

Compras
- Granos de café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 3 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Cacao en polvo - 1 bote
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Ginger beer - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 30 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 4 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Hummus - 8 tarrinas
- Pepinos - 8 unidades
- Zanahorias - 4 kilo
- Tomates cherry - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 50 unidades
- Mini croissants - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Pan blanco - 6 panes
- Pan multigrano - 6 barras
- Pistolets - 100 unidades
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jamón cocido - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Lonchas vegetarianas - 3 kilo
- Hummus para pan - 2 kilos
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada - 3 tarros
- Mayonesa - 2 botes
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Ensalada de pasta - 10 kilo
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Falafel - 6 kilo
- Verduras a la parrilla - 8 kilo
- Pinchitos de pollo - 8 kilo
- Quiche vegetariana - 8 unidades
- Plato de pasta vegano - 8 kilo
- Arroz - 6 kilos
- Bocadillos para la cena - 100 unidades
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Ensalada cruda - 6 kilo
- Aliño vegano - 2 liter
- Aderezo de yogur - 3 litros
- Tiramisú - 8 kilo
- Postre de fruta fresca - 6 kilos
- Mousse de chocolate vegana - 40 porciones
- Postres sin gluten - 12 porciones
- Leche para café - 4 paquetes
- Agitadores - 200 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Papel toalla - 8 paquetes

Consejos

Comprueba el equipo técnico al menos 3 días antes: portátil de presentación, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables HDMI, adaptadores y puntero láser deben funcionar juntos.
Calcula los puntos de corriente antes de colocar las mesas: deja al menos una regleta y un cable alargador por cada zona con varios equipos, sin cruzar los pasillos.
Prepara el servicio de bebidas con margen para toda la jornada: las tazas de café, vasos de agua, termos, máquinas de café, teteras y recipientes para hielo suelen olvidarse hasta el último momento.
Separa el material de registro del material de las sesiones. Ten listas las credenciales, los programas y la lista de asistencia antes de abrir la recepción, idealmente 60 minutos antes.
Confirma las preferencias dietéticas con el catering entre 5 y 7 días antes. Usa esa confirmación para revisar platos, cubiertos, cuencos, tablas para servir, neveras portátiles y espacio de conservación.

Preguntas frecuentes

¿Qué equipo necesito para una conferencia de doctorandos?: Como mínimo, prevé un portátil de presentación, un proyector, una pantalla, micrófonos, altavoces y un soporte de micrófono. Lleva también cables HDMI, adaptadores, regletas, alargadores y un puntero láser; pruébalo todo al menos 3 días antes.
¿Cuándo debo comprobar los archivos de las presentaciones?: Solicítalos antes de enviar el programa definitivo y reúne la versión final entre 3 y 5 días antes de la conferencia. Así puedes abrir cada archivo en el portátil de presentación y detectar fuentes, vídeos o adaptadores incompatibles.
¿Cuánto material de café y agua hace falta?: Calcula una taza de café y un vaso de agua por persona en cada pausa, y añade un margen del 10 al 15 %. Para una pausa de 30 minutos, coloca las bebidas y la vajilla 15 minutos antes de que empiece.
¿Cuándo debo confirmar el catering y las dietas?: Confirma el número final de asistentes y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Revisa de nuevo la entrega el día anterior, especialmente si necesitas neveras portátiles o recipientes para hielo.

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