Que faut-il prévoir pour une conférence doctorale ?

Une conférence doctorale demande plus qu’un ordinateur et quelques chaises. Il faut prévoir le matériel de présentation, l’accueil des participants, les posters, les pauses café et le service du repas. Comptez le nombre d’inscrits avant d’acheter la vaisselle et confirmez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant l’événement. Cette liste vous aide à repérer les oublis fréquents : adaptateurs, rallonges, badges, câbles de secours et contenants pour les boissons froides.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4
Panneaux d’affichage pour postersqté 12
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Ordinateur portable de présentationqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Pointeur laserqté 2
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Louchesqté 8
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Inscription

Porte-nomsqté 100
Cordons pour badgesqté 100
Dossiers d’inscriptionqté 4
Stylos de comptoirqté 12
Presse-papiersqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Plantesqté 10
Panneaux directionnelsqté 10
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Goulottes de câblesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gantsqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Cacao en poudre - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 30 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Houmous - 8 pots
- Concombres - 8 pièces
- Carottes - 4 kilo
- Tomates cerises - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Mini-croissants - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Pain aux céréales - 6 pains
- Pistolets - 100 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon arrière - 3 kilos
- Garniture de filet de poulet - 3 kilo
- Saumon fumé - 2 kilos
- Tranches végétariennes - 3 kilos
- Houmous pour le pain - 2 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Salade composée - 8 kilos
- Salade de pâtes - 10 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Falafel - 6 kilo
- Légumes grillés - 8 kilos
- Brochettes de poulet - 8 kilo
- Quiche végétarienne - 8 pièces
- Plat de pâtes vegan - 8 kilos
- Riz - 6 kilos
- Sandwichs pour le dîner - 100 pièces
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Crudités - 6 kilos
- Vinaigrette vegan - 2 litres
- Sauce au yaourt - 3 litre
- Tiramisu - 8 kilos
- Dessert de fruits frais - 6 kilos
- Mousse au chocolat vegan - 40 portions
- Desserts sans gluten - 12 portions
- Lait pour café - 4 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI et un adaptateur compatible avec chaque type de connexion annoncé par les intervenants, puis testez l’ensemble la veille.
Comptez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de places supplémentaires pour les intervenants, l’équipe et les arrivées de dernière minute.
Pour une pause café d’une heure, prévoyez environ 2 tasses par personne, ainsi qu’une machine à café ou une bouilloire de secours si le groupe dépasse 30 participants.
Préparez les badges, livrets du programme et listes de présence au moins 2 jours avant ; imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives.
Réservez des panneaux d’affichage en fonction du nombre de posters, avec au moins un emplacement libre pour chaque session, et vérifiez leur installation avant l’arrivée des doctorants.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence doctorale ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 80 participants, installez donc 84 à 88 chaises, sans compter les sièges réservés aux intervenants si leur disposition est séparée.
Combien de verres et de tasses prévoir par participant ?: Comptez au minimum 2 tasses par personne pour une pause café et 2 verres à eau pour la journée. Pour 50 participants, prévoyez donc environ 100 tasses et 100 verres, avec 10 % de réserve.
Quand confirmer le traiteur et les régimes alimentaires ?: Confirmez le traiteur et la liste des régimes alimentaires au moins 7 jours avant la conférence. Gardez ensuite une marge de 5 à 10 repas si les inscriptions ne sont pas encore closes.
Quel matériel tester avant une conférence doctorale ?: Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI, les adaptateurs et le pointeur laser au moins 24 heures avant. Faites aussi un essai avec les fichiers de présentation réellement utilisés.

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