Einkaufsliste für eine Promovierenden-Konferenz

Für eine Promovierenden-Konferenz brauchst du mehr als Laptop und Beamer. Neben Präsentationstechnik müssen Mikrofone, Kabel, Geschirr und der Küchenbedarf für Kaffee, Wasser und Catering bereitliegen. Plane die Ausstattung nach Raumgröße, Zahl der Vorträge und Teilnehmenden. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag passende HDMI-Adapter, zusätzliche Verlängerungskabel und genug Gläser für die Pausen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
Rednertisch
HockerAnz. 4
PosterständerAnz. 12
KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

PräsentationslaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LaserpointerAnz. 2
WLAN-Hotspot

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierbretterAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12

Registrierung

NamensschildhalterAnz. 100
Bändchen für NamensschilderAnz. 100
RegistriermappenAnz. 4
TresenstifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
PflanzenAnz. 10
WegweiserAnz. 10
ProgrammständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
KabelkanäleAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutztücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 3 Schachteln
- Kräutertee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 2 Kartons
- Kakaopulver - 1 Dose
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Mineralwasser - 60 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ingwerbier - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 30 Flaschen
- Pils - 96 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Nüsse - 4 Beutel
- Oliven - 4 Gläser
- Hummus - 8 Becher
- Gurken - 8 Stück
- Karotten - 4 Kilo
- Cherrytomaten - 3 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 80 Stück
- Bananen - 50 Stück
- Mini-Croissants - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weißbrot - 6 Brote
- Mehrkornbrot - 6 Brote
- Brötchen - 100 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Gereifter Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Hinterkochschinken - 3 kilo
- Hähnchenaufschnitt - 3 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Vegetarische Scheiben - 3 Kilo
- Hummus zum Brot - 2 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Marmelade - 3 Gläser
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Senf - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Gemischter Salat - 8 Kilo
- Nudelsalat - 10 Kilo
- Kartoffelsalat - 8 kilo
- Falafel - 6 Kilo
- Gegrilltes Gemüse - 8 Kilo
- Hähnchenspieße - 8 Kilo
- Vegetarische Quiche - 8 Stück
- Veganes Nudelgericht - 8 Kilo
- Reis - 6 Kilo
- Brötchen für das Abendessen - 100 Stück
- Kräuterbutter - 2 kilo
- Rohkost - 6 Kilo
- Veganes Dressing - 2 Liter
- Joghurtdressing - 3 Liter
- Tiramisu - 8 Kilo
- Frisches Fruchtdessert - 6 kilo
- Veganes Schokoladenmousse - 40 Portionen
- Glutenfreie Desserts - 12 Portionen
- Kaffeesahne - 4 Packungen
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Papierservietten - 500 Stück
- Cocktailspieße - 200 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Papierhandtücher - 8 Packungen

Tipps

Plane pro Präsentationsplatz mindestens einen HDMI-Adapter ein und lege zusätzlich ein Ersatzkabel bereit. So lässt sich ein Wechsel zwischen verschiedenen Laptops ohne Verzögerung organisieren.
Rechne für die Kaffeepause pro Person mit einer Tasse, einem Wasserglas und einem Teller; bei mehreren Pausen brauchst du entsprechend Nachschub oder ausreichend Spülmöglichkeiten.
Stelle für Vorträge mindestens ein Funkmikrofon bereit; bei Podiumsgesprächen sind zwei Mikrofone plus ein Mikrofonständer praktischer als ständiges Weiterreichen.
Prüfe die Länge aller Verlängerungskabel am Vortag im Raum. Für Präsentationslaptop, Projektor, Lautsprecher und Kaffeemaschinen solltest du getrennte Stromwege einplanen.
Kaufe oder leihe Küchenbedarf nicht erst am Konferenztag: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Kühlboxen und Eisbehälter müssen vor Beginn getestet und einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Promovierenden-Konferenz?: Du brauchst Mobiliar für Sitzplätze und Vortrag, Präsentationstechnik, Mikrofone, Kabel, Geschirr sowie Geräte für Kaffee, Wasser und gekühlte Getränke. Plane pro teilnehmender Person mindestens ein Wasserglas, eine Tasse und einen Teller ein.
Wie viele Mikrofone brauche ich für eine wissenschaftliche Konferenz?: Für normale Vorträge reicht meist ein Funkmikrofon. Bei einer Diskussion oder einem Podium solltest du mindestens zwei Funkmikrofone und einen Mikrofonständer einplanen.
Wie viele HDMI-Adapter und Kabel sollte ich mitnehmen?: Nimm pro Präsentationslaptop einen passenden HDMI-Adapter und mindestens ein zusätzliches HDMI-Kabel als Reserve mit. Zwei Verlängerungskabel solltest du unabhängig von der Raumgröße einplanen.
Wann sollte ich die Technik für die Konferenz besorgen?: Die komplette Technik sollte spätestens am Vortag im Veranstaltungsraum getestet werden. Präsentationsdateien und Adapter gehören ebenfalls mindestens 24 Stunden vorher auf die Prüfliste.

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