Checklist voor een goed georganiseerd promotie-evenement

Een promotie-evenement vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en promotiemateriaal. Je regelt tegelijk de bezoekersregistratie, presentaties, demonstraties, catering en techniek. Begin met doelgroep, programma en budget, en werk daarna toe naar uitnodigingen, leveranciers en de praktische uitvoering. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van dieetwensen en naamkaartjes tot het testen van de microfoon, beamer en demonstraties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doelgroep en programma vastleggen
2 personen
Locatie en indeling bepalen
2 personen
Promotiebudget vastleggen
2 personen
Leveranciers selecteren
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Promotieberichten publiceren
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma naar bezoekers sturen
Promotiemateriaal controleren
2 personen
Drukwerk laten maken
Cateringbestelling plaatsen
Pers en relaties uitnodigen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Presentaties verzamelen
Demonstraties testen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Bezoekerslijst afdrukken
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Promotiepakketten samenstellen
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Balie voor ontvangst opbouwen
2 personen
Promotiewanden plaatsen
3 personen
Producten en demonstraties opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Teambriefing geven
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Promotiemateriaal uitdelen
3 personen
Productdemonstraties verzorgen
3 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Socialmediafoto's maken
Contactgegevens van leads noteren
2 personen
Prijswinnaars begeleiden
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Promotieproducten veilig opbergen
2 personen
Cateringresten sorteren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Bedankbericht versturen
Opvolgafspraken met leads plannen
2 personen
Foto's en berichten publiceren
Aanmeldgegevens archiveren
Facturen en bonnetjes verzamelen
Openstaande betalingen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Kleedtafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelbindersaantal 2
Tapeaantal 6

Decoratie

Promotiewandaantal 3
Roll-up bannersaantal 4
Bedrijfslogo-bannersaantal 4
Vlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Plantenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Prijzentafelbord

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Kommenaantal 30
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Tangenaantal 8
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Keukentangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een duidelijke communicatiedeadline: verstuur uitnodigingen enkele weken vooraf en stuur het definitieve programma uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het evenement naar bezoekers.
Test presentaties en demonstraties minimaal 1 dag vooraf op de laptop, beamer, speakers en microfoon. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de presentatieklikker.
Maak de bezoekersregistratie vooraf compleet. Werk de bezoekerslijst dagelijks bij in de laatste week, druk naamkaartjes en een actuele lijst pas op de dag zelf af.
Controleer promotiemateriaal vóór het drukwerk wordt besteld. Kijk vooral naar logo’s, contactgegevens, programma-informatie en de zichtbaarheid van de promotiewand en banners.
Instrueer vrijwilligers uiterlijk 1 dag vooraf over registratie, ontvangst, routing en vragen van bezoekers. Leg materialen, opladers, tape, kabelbinders en powerbanks op één vaste plek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een promotie-evenement organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met doelgroep, programma, locatie en budget. Reserveer leveranciers en start de uitnodigingen zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een promotie-evenement?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Stuur een herinnering 7 tot 10 dagen voor het evenement en deel het definitieve programma uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf.
Wanneer test ik de techniek voor een promotie-evenement?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minimaal 1 dag vooraf. Doe op de locatie ook een korte test vóór de ontvangst van de eerste bezoekers.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een promotie-evenement?: Plan minimaal 2 tot 4 uur voor meubels, registratiebalie, banners, techniek en demonstraties. Bij een partytent of meerdere presentaties reserveer je liever een halve dag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.