Checklist para organizar un evento promocional sin olvidos

Un evento promocional necesita más que una buena presentación: hay que coordinar invitados, proveedores, material de marca y demostraciones. Empieza por definir el público, el programa, la ubicación y el presupuesto antes de hacer reservas o lanzar la promoción. Después, controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y las necesidades técnicas con fechas límite claras. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y llegar al día del evento con el registro, el catering y el equipo preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el público objetivo y el programa
2 personas
Definir la ubicación y la distribución
2 personas
Fijar el presupuesto promocional
2 personas
Seleccionar proveedores
2 personas
Hacer reservas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Publicar mensajes promocionales
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Enviar el programa a los visitantes
Comprobar el material promocional
2 personas
Encargar material impreso
Realizar el pedido de catering
Invitar a la prensa y a las relaciones públicas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recopilar las presentaciones
Probar las demostraciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir la lista de visitantes
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los paquetes promocionales
3 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar paredes promocionales
3 personas
Montar productos y demostraciones
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Dar la reunión informativa al equipo
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Repartir el material promocional
3 personas
Realizar demostraciones de producto
3 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Hacer fotos para redes sociales
Anotar los datos de contacto de los leads
2 personas
Acompañar a los ganadores
Despedirse de los visitantes
3 personas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar de forma segura los productos promocionales
2 personas
Clasificar los restos del catering
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Programar reuniones de seguimiento con los leads
2 personas
Publicar fotos y mensajes
Archivar datos de inscripción
Recopilar facturas y recibos
Gestionar los pagos pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas altascant. 8
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 8
Mesas de maquillajecant. 2
Mantelescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Soporte de micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadorescant. 6
Baterías externascant. 4
Clic de presentacióncant. 2
Bridascant. 2
Cinta adhesivacant. 6

Decoración

Muro promocionalcant. 3
Banners roll-upcant. 4
Banners con el logotipo de la empresacant. 4
Banderascant. 6
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Plantascant. 8
Carteles direccionalescant. 8
Cartas del menúcant. 8
Cartel de mesa de premios

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Cuencoscant. 30
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejas para servircant. 12
Pinzascant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Termoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define el programa y el público antes de elegir el espacio: así sabrás cuántas sillas, mesas, puestos de registro y zonas de demostración necesitas. Reserva el lugar cuando el formato y el aforo estén confirmados.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de antelación y fija una fecha de cierre. Pide las preferencias dietéticas y actualiza la lista de visitantes al menos una vez por semana.
Encarga el material impreso y promocional después de revisar nombres, logotipos y cantidades. Comprueba todo el material recibido como mínimo 3 días antes, incluidos banners, tarjetas de nombre y folletos.
Haz una prueba técnica completa 1 o 2 días antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables, regletas y clic de presentación. Lleva también cargadores, baterías externas, bridas y cinta adhesiva para resolver fallos rápidos.
Envía el programa definitivo a los visitantes y prepara al equipo antes de la apertura. Los voluntarios deben saber quién recibe al público, quién controla el registro y quién se ocupa de las demostraciones y presentaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un evento promocional?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservas, catering, material impreso y prensa. Para un evento pequeño, 3 o 4 semanas pueden bastar, siempre que el lugar y los proveedores estén disponibles.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para un evento promocional?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Ese margen permite confirmar el número de visitantes, pedir el catering definitivo, imprimir la lista y preparar las tarjetas de nombre.
¿Qué material técnico necesito para una presentación promocional?: Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, soporte de micrófono y clic de presentación. Lleva cables alargadores, regletas, cargadores y al menos 2 baterías externas como respaldo.
¿Cuándo debo probar las demostraciones y la técnica?: Prueba las demostraciones y todo el equipo entre 24 y 48 horas antes. Repite una comprobación breve el mismo día, al menos 2 horas antes de recibir al público, para detectar cables, baterías o archivos que falten.

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