Checklist pour organiser un événement promotionnel

Un événement promotionnel demande de coordonner la communication, les inscriptions, les fournisseurs et l’installation sur place. Cette checklist rassemble 78 tâches et 54 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Commencez par définir le public, le programme, le lieu et le budget, puis avancez vers les invitations, les démonstrations et l’accueil. Les derniers contrôles portent surtout sur les badges, la liste des visiteurs, la technique et le matériel promotionnel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le public cible et le programme
2 personnes
Déterminer le lieu et l’agencement
2 personnes
Fixer le budget promotionnel
2 personnes
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Faire les réservations
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Publier les messages promotionnels
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Envoyer le programme aux visiteurs
Vérifier le matériel promotionnel
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Passer la commande traiteur
Inviter la presse et les relations
Briefer les bénévoles
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester les démonstrations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste des visiteurs
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Composer les kits promotionnels
3 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les cloisons promotionnelles
3 personnes
Installer les produits et les démonstrations
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire le briefing de l’équipe
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
Animer les démonstrations de produits
3 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Prendre des photos pour les réseaux sociaux
Noter les coordonnées des prospects
2 personnes
Accompagner les gagnants du prix
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger en lieu sûr les produits promotionnels
2 personnes
Trier les restes de restauration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Planifier les rendez-vous de suivi avec les prospects
2 personnes
Publier des photos et des messages
Archiver les données d’inscription
Rassembler les factures et les reçus
Traiter les paiements en attente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables hautesqté 8
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Tables de maquillageqté 2
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 6
Batteries externesqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Serre-câblesqté 2
Ruban adhésifqté 6

Décoration

Mur promotionnelqté 3
Bannières roll-upqté 4
Bannières au logo de l’entrepriseqté 4
Drapeauxqté 6
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Plantesqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Cartes de menuqté 8
Panneau de table des prix

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Bolsqté 30
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de cuisineqté 6
Thermosqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le budget promotionnel avant de réserver les fournisseurs : prévoyez des postes séparés pour le traiteur, les imprimés, la technique, le mobilier et les supports de marque.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme et le lieu sont confirmés. Demandez les besoins alimentaires et mettez la liste des visiteurs à jour chaque semaine.
Envoyez le programme aux visiteurs avant l’événement, puis imprimez une liste actualisée le jour même. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Testez les présentations, les démonstrations et toute la technique au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises.
Briefez les bénévoles avant l’installation et attribuez clairement l’accueil, les badges, l’orientation et l’aide technique. Rassemblez le matériel promotionnel, les imprimés et les chargeurs dans des caisses identifiées pour éviter les recherches de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un événement promotionnel ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement. Une relance 10 à 14 jours avant permet de compléter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un événement promotionnel ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les fournisseurs, de produire les imprimés, d’ouvrir les inscriptions et de tester les démonstrations.
Quand commander le traiteur pour un événement promotionnel ?: Passez une première commande 10 à 14 jours avant l’événement, puis confirmez le nombre de visiteurs et les régimes alimentaires 3 à 5 jours avant. Ajoutez une marge de 5 à 10 % si les inscriptions restent ouvertes.
Que vérifier la veille d’un événement promotionnel ?: La veille, testez toute la technique, rassemblez le matériel, préparez les badges et imprimez la liste des visiteurs. Vérifiez aussi les réservations, le programme envoyé, les supports imprimés et l’agencement des tables, chaises et comptoir d’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.