Promotionsveranstaltung organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Promotionsveranstaltung braucht mehr als Werbematerial und einen guten Auftritt. Sie müssen Zielgruppe, Programm, Ort, Budget und Anmeldungen früh zusammenbringen und am Veranstaltungstag Registrierung, Technik und Präsentationen koordinieren. Diese Checkliste führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung. Besonders leicht werden Ernährungswünsche, Namensschilder, Kabel und ein letzter Test aller Vorführungen übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Zielgruppe und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Aufteilung festlegen
2 Personen
Promotionsbudget festlegen
2 Personen
Lieferanten auswählen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
Werbebeiträge veröffentlichen
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
Programm an Besucher senden
Werbematerial prüfen
2 Personen
Drucksachen anfertigen lassen
Cateringbestellung aufgeben
Presse und Partner einladen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Präsentationen sammeln
Vorführungen testen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Besucherliste ausdrucken
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Promopakete zusammenstellen
3 Personen
Location reinigen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Promotionswände aufstellen
3 Personen
Produkte und Vorführungen aufbauen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Teambriefing geben
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Werbematerial verteilen
3 Personen
Produktdemonstrationen durchführen
3 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Fotos für Social Media machen
Kontaktdaten von Leads notieren
2 Personen
Preisträger betreuen
Verabschiedung der Gäste
3 Personen
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Werbeartikel sicher aufbewahren
2 Personen
Cateringreste sortieren
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Folgetermine mit Leads planen
2 Personen
Fotos und Beiträge veröffentlichen
Anmeldedaten archivieren
Rechnungen und Belege sammeln
Offene Zahlungen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
StehtischeAnz. 8
TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
Registrierungstheke
BarhockerAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadegeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
KabelbinderAnz. 2
KlebebandAnz. 6

Dekoration

PromotionswandAnz. 3
Roll-up-BannerAnz. 4
Firmenlogo-BannerAnz. 4
FahnenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
PflanzenAnz. 8
WegweiserAnz. 8
SpeisekartenAnz. 8
Preistischschild

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 150
SchalenAnz. 30
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
ZangenAnz. 8
KannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
KüchenzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Zielgruppe, Programm und Budget fest, bevor Sie Einladungen oder Werbebeiträge veröffentlichen. So passen Ort, Catering und Materialmenge zusammen und Sie vermeiden Nachbestellungen in der letzten Woche.
Planen Sie die Raumaufteilung spätestens 2 Wochen vorher: Registrierungstheke am Eingang, Sitzplätze und Stehtische, Präsentationsfläche sowie Wege für Besucher. Prüfen Sie dabei auch, wo Strom für Laptop, Beamer und Lautsprecher verfügbar ist.
Schließen Sie die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Aktualisieren Sie die Besucherliste mindestens 3 Tage vorher, erfassen Sie Ernährungswünsche und geben Sie den Teilnehmenden das Programm vorab.
Testen Sie Präsentationen, Vorführungen und Technik mindestens 1 Tag vorher mit dem tatsächlichen Laptop, Beamer, Mikrofon und Präsentationsklicker. Legen Sie zusätzlich Ladegeräte, Powerbanks, Verlängerungskabel, Klebeband und Kabelbinder bereit.
Bereiten Sie Registrierung und Empfang am Vortag komplett vor: ausgedruckte Besucherliste, Namensschilder, Informationsmaterial und sichtbare Beschilderung. Weisen Sie Freiwillige kurz ein und teilen Sie Zuständigkeiten für Einlass, Technik und Catering zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Promotionsveranstaltung planen?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Zielgruppe, Programm, Budget und Ort. Einladungen, Lieferanten und Reservierungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Promotionsveranstaltung verschicken?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und öffnen Sie gleichzeitig das Anmeldeformular. Planen Sie eine Erinnerung 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung ein.
Wann muss das Catering bestellt werden?: Geben Sie die Cateringbestellung nach dem Anmeldeschluss oder spätestens 5 bis 7 Tage vorher auf. Berücksichtigen Sie dabei die aktuelle Besucherliste und alle erfassten Ernährungswünsche.
Wann sollte man die Technik für eine Promotionsveranstaltung testen?: Führen Sie einen vollständigen Techniktest mindestens 1 Tag vorher durch, einschließlich Präsentationen, Vorführungen, Ton und Stromversorgung. Am Veranstaltungstag genügt dann eine kurze Kontrolle etwa 60 Minuten vor dem Einlass.

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