Projectmarkt organiseren: checklist en planning

Een projectmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk de aanmeldingen, standindeling, presentaties, techniek, vergunningen en bewegwijzering. Begin met datum, tijden en voorwaarden; werk daarna toe naar een definitieve plattegrond en een draaiklaar programma. Deze checklist helpt je om standhouders, vrijwilligers en leveranciers op tijd dezelfde informatie te geven en voorkomt dat kabels, naamkaartjes of nooduitgangen pas op de eventdag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Deelnemersvoorwaarden delen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Indeling van stands maken
2 personen
Plattegrond uitwerken
Programma samenstellen
2 personen
Presentatietijden toewijzen
2 personen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Vergunningen controleren
Nooduitgangen controleren
2 personen
Verkeersinformatie publiceren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Standhouders informeren
2 personen
Presentaties verzamelen
Technische eisen controleren
2 personen
Materialenlijst controleren
2 personen
Naamkaartjes afdrukken
Plattegronden afdrukken
Bewegwijzering afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Standhouders herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Zalen en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmateriaal verdelen
3 personen
Techniek per stand testen
3 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
Team bij registratie plaatsen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Route naar stands uitleggen
2 personen
Projectpresentaties begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Standmateriaal verzamelen
4 personen
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Fotomateriaal verzamelen
Bedankbericht versturen
Gevonden voorwerpen verwerken
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 35
Bezoekersstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 12
Registratiebalie
Presentatietafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Standwandenaantal 35

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Oplaadstationsaantal 3
Kabelgotenaantal 20
Presentatieklikkersaantal 2
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 40
Naamkaartjesaantal 80
Standnummersaantal 40
Informatiebordenaantal 8
Plakgumaantal 10
Tafeldecoratieaantal 35

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 250
Gebaksbordjesaantal 200
Vorkenaantal 250
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Papier en communicatie

Programma'saantal 350
Plattegrondenaantal 350
Evaluatiekaartenaantal 300
Inschrijfformulierenaantal 100
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 20
Plakbandaantal 12
Schaarsetsaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Reservepapieraantal 5

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Brandblusdekensaantal 2

Logistiek

Transportkarrenaantal 4
Opbergboxenaantal 20
Rolcontainersaantal 4
Spanbandenaantal 8
Verhuisdekensaantal 12
Krattenaantal 20
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Labelstickersaantal 10

Tips

Leg de standindeling vast zodra de aanmeldingen sluiten. Noteer per stand de benodigde tafelruimte, stroom en technische eisen en verwerk dit meteen in de plattegrond.
Plan presentaties niet alleen inhoudelijk, maar ook technisch. Verzamel presentaties vooraf, test projectoren, schermen, speakers en draadloze microfoons en leg een USB-stick met back-up klaar.
Maak de registratiebalie compleet vóór de opbouwdag. Leg naamkaartjes, standnummers, plattegronden en een zichtbaar informatiebord samen klaar, zodat bezoekers niet naar losse informatie hoeven te zoeken.
Controleer stroom en looproutes op locatie voordat de stands worden geplaatst. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten zonder nooduitgangen of bezoekerspaden te blokkeren.
Geef standhouders en vrijwilligers één praktische briefing met tijden, plattegrond, verkeersinformatie en contactpersonen. Plan daarnaast minimaal één laatste controle van vergunningen, nooduitgangen en materialen vóór opening.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een projectmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorwaarden en het aanmeldformulier. Plan de definitieve standindeling en het programma uiterlijk 2 weken voor de projectmarkt.
Wat moet ik regelen voor standhouders op een projectmarkt?: Verzamel per standhouder de aanmelding, contactgegevens, dieetwensen en technische eisen. Bevestig de standplaats en stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de plattegrond, opbouwinformatie en presentatietijd.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een projectmarkt?: Reken voor een markt met stands, registratie en presentaties op minimaal 3 uur opbouwtijd. Reserveer extra tijd als standwanden, projectoren, speakers, verlichting en kabelgoten nog moeten worden geplaatst en getest.
Wanneer moet ik de techniek voor presentaties testen?: Test projectoren, projectieschermen, speakers, microfoons, mengpaneel en presentatieklikkers uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de eventdag opnieuw vóór de eerste presentatie en houd een USB-back-up bij de registratiebalie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.