Projektmarkt organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Ablauf

Ein Projektmarkt braucht mehr als Tische und Aussteller. Du musst Anmeldungen sammeln, Stände sinnvoll verteilen, Präsentationszeiten koordinieren und technische Anforderungen früh prüfen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Veröffentlichung bis zur Beschilderung am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Notausgänge, Stromwege, Ernährungswünsche und eine klare Information für Standbetreiber und Besucher.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Teilnahmebedingungen verteilen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Lageplan ausarbeiten
Programm zusammenstellen
2 Personen
Präsentationszeiten zuweisen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Lieferanten bestätigen
Genehmigungen prüfen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Verkehrsinformationen veröffentlichen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Standbetreiber informieren
2 Personen
Präsentationen sammeln
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
Materialliste prüfen
2 Personen
Namensschilder drucken
Lagepläne ausdrucken
Beschilderung drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Standbetreiber erinnern

Event

Location öffnen
2 Personen
Säle und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
Standwände aufstellen
4 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Messestandmaterial verteilen
3 Personen
Technik pro Stand testen
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Team an der Anmeldung einsetzen
2 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Route zu den Ständen erklären
2 Personen
Projektpräsentationen begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
Preisverleihung betreuen
3 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Standmaterial sammeln
4 Personen
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fotomaterial sammeln
Dankesnachricht versenden
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 35
Besucher-StühleAnz. 120
BiertischeAnz. 12
Registrierungstheke
PräsentationstischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
StandwändeAnz. 35

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
LadestationenAnz. 3
KabelkanäleAnz. 20
PräsentationsklickerAnz. 2
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 40
NamensschilderAnz. 80
StandnummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 8
KleberAnz. 10
TischdekorationAnz. 35

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 350
KaffeetassenAnz. 150
TellerAnz. 250
TortenplattenAnz. 200
GabelnAnz. 250
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 200
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 20

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ZangenAnz. 8
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Papier und Kommunikation

ProgrammeAnz. 350
PläneAnz. 350
BewertungskartenAnz. 300
AnmeldeformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 60
NotizblöckeAnz. 20
KlebebandAnz. 12
Scheren-SetsAnz. 6
TackerAnz. 4
ErsatzpapierAnz. 5

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Logistik

TransportwagenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
RollcontainerAnz. 4
SpanngurteAnz. 8
UmzugsdeckenAnz. 12
KistenAnz. 20
GewebeklebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 200
EtikettenaufkleberAnz. 10

Tipps

Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du vor der Standaufteilung vollständige Angaben hast. Plane mindestens 2 Wochen für Rückfragen zu Standgröße, Präsentation und technischen Anforderungen ein.
Erstelle den Lageplan erst, wenn die Standbetreiber bestätigt sind. Berücksichtige dabei Präsentationstische, Besucher-Stühle, Stehtische, Abfallbehälter sowie freie Wege zu den Notausgängen.
Sammle Präsentationen und Technikbedarf spätestens 7 Tage vor dem Projektmarkt. Prüfe pro Beitrag, ob Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofon oder Präsentationsklicker benötigt werden.
Plane Strom und Kabel vor dem Aufbau, nicht erst vor Ort. Verlängerungskabel müssen durch Kabelkanäle gesichert werden; zusätzliche Ladestationen und Batterien verhindern Ausfälle bei Technik und Beleuchtung.
Informiere Standbetreiber und Helfer mit einem einheitlichen Ablaufplan. Schicke Lageplan, Standnummern, Präsentationszeit, Ankunftszeit und Verkehrsinformationen spätestens 3 Tage vorher und drucke Namensschilder sowie Beschilderung aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Projektmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Datum und Uhrzeit veröffentlichen, Anmeldungen bearbeiten, Standbetreiber bestätigen, Genehmigungen prüfen und den Lageplan erstellen.
Wann sollte das Anmeldeformular für einen Projektmarkt geöffnet werden?: Öffne es etwa 5 bis 6 Wochen vor dem Termin und lasse die Anmeldung mindestens 2 Wochen laufen. So bleibt dir noch rund eine Woche, um Ernährungswünsche, Standgrößen und technische Angaben zu klären.
Wann muss der Standplan für den Projektmarkt fertig sein?: Der Standplan sollte spätestens 7 Tage vor Beginn fertig sein. Dann können Standbetreiber ihre Standnummer prüfen und du kannst Lagepläne, Infotafeln und die Beschilderung rechtzeitig drucken.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Projektmarkts?: Plane mindestens 3 Stunden für Möbel, Standwände, Technik, Kabel, Beleuchtung und Registrierung ein. Bei vielen Präsentationen oder mehr als 20 Ständen solltest du zusätzlich 1 bis 2 Stunden Reserve einplanen.

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