Zo organiseer je een overzichtelijke projectmarkt

Een projectmarkt staat of valt met een strakke volgorde: eerst bepaal je datum, tijden en voorwaarden, daarna verzamel je aanmeldingen en maak je de indeling. Zodra de standhouders bekend zijn, leg je het programma, de presentatietijden en technische eisen vast. Reserveer vervolgens materialen en leveranciers en geef deelnemers duidelijke informatie over opbouw, route en voorzieningen. De laatste controle draait om veiligheid, techniek en bewegwijzering, zodat bezoekers en standhouders op de dag zelf direct weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Deelnemersvoorwaarden delen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Standhouders bevestigen
2 personen
8
Indeling van stands maken
2 personen
9
Plattegrond uitwerken
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Presentatietijden toewijzen
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Leveranciers bevestigen
14
Vergunningen controleren
15
Nooduitgangen controleren
2 personen
16
Verkeersinformatie publiceren
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Standhouders informeren
2 personen
20
Presentaties verzamelen
21
Technische eisen controleren
2 personen
22
Materialenlijst controleren
2 personen
23
Naamkaartjes afdrukken
24
Plattegronden afdrukken
25
Bewegwijzering afdrukken
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
29
Koelproducten koelen
2 personen
30
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
31
Standhouders herinneren

Event

32
Locatie openen
2 personen
33
Zalen en entree controleren
2 personen
34
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
35
Standwanden plaatsen
4 personen
36
Standnummers ophangen
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Presentatieruimte inrichten
3 personen
40
Geluidsapparatuur testen
2 personen
41
Verlichting testen
2 personen
42
Catering klaarzetten
3 personen
43
Koffie en thee bereiden
2 personen
44
Registratiebalie inrichten
2 personen
45
Standhouders ontvangen
3 personen
46
Standmateriaal verdelen
3 personen
47
Techniek per stand testen
3 personen
48
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
49
Team bij registratie plaatsen
2 personen
50
Bezoekers verwelkomen
4 personen
51
Bezoekers registreren
3 personen
52
Route naar stands uitleggen
2 personen
53
Projectpresentaties begeleiden
3 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Standhouders ondersteunen
2 personen
60
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
61
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
62
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
64
Standmateriaal verzamelen
4 personen
65
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Zalen schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Geleende spullen controleren
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
76
Fotomateriaal verzamelen
77
Bedankbericht versturen
78
Gevonden voorwerpen verwerken
79
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 35
Bezoekersstoelenaantal 120
Biertafelsaantal 12
Registratiebalie
Presentatietafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Standwandenaantal 35

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Oplaadstationsaantal 3
Kabelgotenaantal 20
Presentatieklikkersaantal 2
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 40
Naamkaartjesaantal 80
Standnummersaantal 40
Informatiebordenaantal 8
Plakgumaantal 10
Tafeldecoratieaantal 35

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 250
Gebaksbordjesaantal 200
Vorkenaantal 250
Messenaantal 200
Lepelsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Papier en communicatie

Programma'saantal 350
Plattegrondenaantal 350
Evaluatiekaartenaantal 300
Inschrijfformulierenaantal 100
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 20
Plakbandaantal 12
Schaarsetsaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Reservepapieraantal 5

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Brandblusdekensaantal 2

Logistiek

Transportkarrenaantal 4
Opbergboxenaantal 20
Rolcontainersaantal 4
Spanbandenaantal 8
Verhuisdekensaantal 12
Krattenaantal 20
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Labelstickersaantal 10

Tips

Open het aanmeldformulier pas nadat datum, tijden en deelnemersvoorwaarden klaar zijn. Vraag meteen dieetwensen, benodigde standruimte en technische eisen uit; ontbrekende informatie achteraf kost meestal meerdere contactrondes.
Maak de standindeling zodra de standhouders zijn bevestigd. Zet presentatiestafels en bezoekersstoelen niet in dezelfde looproute als de stands en leg kabels langs vaste routes met kabelgoten.
Plan presentaties in blokken en verzamel de bestanden vooraf op één laptop of USB-stick. Controleer per presentatie de projector, het projectiescherm, de speakers, de microfoon en de presentatieklikker.
Wijs vrijwilligers specifieke posten toe: registratiebalie, zaalroute, techniek en afsluiting. Zorg dat naamkaartjes, standnummers, plattegronden en informatieborden vóór opening op hun plek liggen.
Controleer vergunningen, nooduitgangen en verkeersinformatie uiterlijk één week vooraf en nogmaals op de opbouwdag. Test daarna alle stekkerdozen, verlengkabels, oplaadstations en verlichting voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een projectmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, voorwaarden en leveranciers. Open het aanmeldformulier zodra die basis vaststaat en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de markt, zodat je nog tijd hebt voor de indeling en communicatie.
Wanneer maak je de standindeling van een projectmarkt?: Maak een eerste indeling direct nadat de standhouders zijn bevestigd, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Controleer daarna looproutes, nooduitgangen, stroompunten en presentatieruimte en stuur de definitieve plattegrond uiterlijk 7 dagen voor de markt rond.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een projectmarkt?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger bij de registratiebalie, 1 voor techniek en 1 voor de zaalroute; bij een groter programma voeg je per extra publieksstroom minstens 1 persoon toe. Plan bovendien 2 mensen voor opbouw en afbouw, zodat meubels, bewegwijzering en kabels niet door één persoon moeten worden geregeld.
Wanneer test je de techniek voor presentaties?: Test alle presentaties en apparatuur uiterlijk de dag vóór de projectmarkt en doe op de opbouwdag een korte herhaling. Controleer per presentatie laptop, projector, scherm, speakers, draadloze microfoon en presentatieklikker; houd een reserve-USB-stick en batterijen klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.