Organiser un Marché de projets sans rien oublier

Un Marché de projets demande une coordination précise entre exposants, présentations et accueil du public. Commence par publier la date, les horaires et les conditions de participation, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et confirmer les exposants. Le plan des stands, le programme et les horaires de présentation doivent être finalisés avant l’impression des supports. Cette checklist rassemble les 79 tâches et 85 fournitures nécessaires, dans l’ordre où elles doivent être réglées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Partager les conditions de participation
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Créer le plan des stands
2 personnes
Élaborer le plan
Établir le programme
2 personnes
Attribuer les horaires de présentation
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Vérifier les autorisations
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Publier les informations de circulation
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
Vérifier la liste du matériel
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les plans
Impression de la signalétique
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Rappeler les exposants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les salles et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Répartir le matériel du stand
3 personnes
Tester la technique par stand
3 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
Placer l’équipe à l’accueil des inscriptions
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Expliquer le trajet vers les stands
2 personnes
Animer les présentations de projet
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler le matériel de stand
4 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler le matériel photo
Envoyer un message de remerciement
Traiter les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 35
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables de bièreqté 12
Comptoir d'inscription
Tables de présentationqté 3
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Panneaux de standqté 35

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Stations de rechargeqté 3
Goulottes de câblesqté 20
Cliques de présentationqté 2
Clés USBqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 40
Badges nominatifsqté 80
Numéros de standqté 40
Panneaux d'informationqté 8
Colle repositionnableqté 10
Décoration de tableqté 35

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Assiettes à pâtisserieqté 200
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Papier et communication

Programmesqté 350
Plansqté 350
Cartes d’évaluationqté 300
Formulaires d'inscriptionqté 100
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 20
Ruban adhésifqté 12
Jeux de ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Papier de réserveqté 5

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Couvertures anti-feuqté 2

Logistique

Chariots de transportqté 4
Boîtes de rangementqté 20
Roll-containersqté 4
Sangles d'arrimageqté 8
Couvertures de déménagementqté 12
Caissesqté 20
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Autocollants d’étiquettesqté 10

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription au moins 4 à 6 semaines avant le marché. Demande dès ce stade les besoins alimentaires, les contraintes techniques et les horaires de présence souhaités.
Finalise le plan des stands avant d’imprimer les numéros, les badges et les plans visiteurs. Prévois une table d’inscription séparée des tables de présentation pour éviter les bouchons à l’arrivée.
Vérifie le matériel technique au moins 7 jours avant l’événement : ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones sans fil, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Teste chaque présentation dans les conditions prévues.
Répartis les bénévoles par créneaux et par missions, avec une personne clairement responsable de l’accueil, des exposants et de la technique. Envoie leurs consignes au plus tard 3 jours avant l’ouverture.
Contrôle les sorties de secours et les autorisations avant l’installation. Prépare aussi la signalétique, les informations de circulation et les poubelles afin de ne pas devoir improviser le jour même.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un Marché de projets ?: Ouvre les inscriptions 4 à 6 semaines avant la date prévue. Garde ensuite au moins 7 jours pour traiter les demandes, confirmer les exposants et construire le plan des stands.
Quand confirmer les exposants d’un Marché de projets ?: Confirme-les environ 3 semaines avant l’événement, une fois les inscriptions vérifiées. Demande ensuite les présentations et les besoins techniques avant de fixer les horaires de passage.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel de présentation ?: Effectue un premier contrôle 7 jours avant, puis un test rapide le jour du montage. Vérifie notamment les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, câbles et clés USB.
Quand imprimer les badges et les plans du Marché de projets ?: Imprime les badges nominatifs, les numéros de stand et les plans 2 à 3 jours avant, après validation définitive du programme et du plan des stands. Prévois quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.