Checklist para organizar una feria de proyectos

Una feria de proyectos necesita más que mesas y presentaciones: hay que coordinar inscripciones, stands, horarios, proveedores y equipos técnicos. Empieza publicando la fecha y las condiciones de participación, y cierra después la distribución y el programa. Esta checklist reúne 79 tareas y 85 materiales para que puedas avanzar por orden, detectar faltantes y llegar al montaje con cada responsable informado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y los horarios
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Compartir las condiciones de participación
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Crear la distribución de los stands
2 personas
Desarrollar el plano
Elaborar el programa
2 personas
Asignar horarios de presentación
2 personas
Hacer reservas
Confirmar proveedores
Comprobar permisos
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Publicar información de tráfico
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Recopilar las presentaciones
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
Comprobar la lista de materiales
2 personas
Imprimir las tarjetas con nombres
Imprimir planos
Imprimir la señalización
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Recordar a los expositores

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Revisar las salas y la entrada
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir el material del stand
3 personas
Probar la técnica de cada stand
3 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Colocar al equipo en la inscripción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Explicar la ruta hacia los stands
2 personas
Coordinar las presentaciones de proyectos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger el material del stand
4 personas
Cerrar catering
3 personas

Seguimiento

Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Reunir material fotográfico
Enviar mensaje de agradecimiento
Gestionar los objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 35
Sillas para visitantescant. 120
Mesas de cervezacant. 12
Mostrador de registro
Mesas de presentacióncant. 3
Papeleracant. 12
Percheroscant. 2
Paredes para standscant. 35

Equipo

Portátilescant. 4
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Estaciones de cargacant. 3
Canaletas para cablescant. 20
Pulsadores de presentacióncant. 2
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Mantelescant. 40
Tarjetas de nombrecant. 80
Números de standcant. 40
Paneles informativoscant. 8
Masilla adhesivacant. 10
Decoración de mesacant. 35

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 350
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 250
Platos de postrecant. 200
Tenedorescant. 250
Cuchilloscant. 200
Cucharascant. 200
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 20

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Papel y comunicación

Programascant. 350
Planoscant. 350
Tarjetas de evaluacióncant. 300
Formularios de inscripcióncant. 100
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 20
Cinta adhesivacant. 12
Sets de tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Papel de reservacant. 5

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Mantas ignífugascant. 2

Logística

Carros de transportecant. 4
Cajas de almacenajecant. 20
Contenedores rodantescant. 4
Correas de amarrecant. 8
Mantas de mudanzacant. 12
Cajonescant. 20
Cinta americanacant. 8
Bridascant. 200
Pegatinas de etiquetascant. 10

Consejos

Publica la fecha, los horarios y el formulario de inscripción con varias semanas de margen. Pide también las preferencias dietéticas y las necesidades técnicas de cada participante desde el primer registro.
Cierra primero el plano de los stands y los soportes que necesitarán. Asigna un número a cada puesto y usa esos mismos números en los planos, la señalización y las tarjetas de nombre.
Recopila las presentaciones antes de preparar el programa definitivo. Comprueba cada portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, cable alargador y regleta al menos un día antes.
Asigna voluntarios a funciones concretas, como registro, orientación, apoyo técnico y control de salas. Entrega a los responsables de los stands sus horarios, ubicación, requisitos y contacto antes de la apertura.
No dejes para el final los permisos, las salidas de emergencia y la información de tráfico. Imprime planos, tarjetas de nombre y señalización con tiempo suficiente para corregir cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de proyectos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios stands y hay presentaciones. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, proveedores, voluntarios, permisos y necesidades técnicas.
¿Cuándo debo cerrar la distribución de los stands?: Cierra el plano al menos 10 días antes del evento, cuando las inscripciones principales ya estén confirmadas. Así tendrás tiempo para asignar números, imprimir planos y avisar a cada responsable.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de proyectos?: Calcula como mínimo 1 persona para el registro, 1 para orientación y 1 para apoyo técnico por cada turno. Si hay varias salas o más de 20 stands, añade al menos 1 coordinador general y un voluntario por zona.
¿Cuándo hay que comprobar el equipo técnico?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, incluyendo proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables y regletas. Repite una comprobación rápida 2 horas antes de abrir.

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