Checklist voor een programmeerworkshop organiseren

Een programmeerworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen oefeningen en slides maken. De deelnemers moeten vooraf weten wat ze nodig hebben, terwijl elke laptop op locatie dezelfde software en updates moet hebben. Werk van de datum en aanmeldingen naar de inhoud, techniek en logistiek. Controleer de demo’s, wifi en presentatiemiddelen uiterlijk één dag vooraf en richt de werkplekken op de dag zelf genummerd in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Programmeeromgeving kiezen
2 personen
Oefeningen en slides maken
2 personen
Lesmateriaal afdrukken
Werkbladen digitaal klaarzetten
Reservering locatie bevestigen
Catering bestellen
Technische eisen afstemmen
Laptopinventaris controleren
Software installeren
2 personen
Updates uitvoeren
Demo's vooraf testen
2 personen
Wifi en wachtwoord testen
Prints en naamkaartjes sorteren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken nummeren
2 personen
Laptops en laders klaarleggen
2 personen
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers registreren
2 personen
Programma en werkbladen uitdelen
2 personen
Workshop introduceren
Basisuitleg programmeren geven
Deelnemers begeleiden bij oefening
3 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Vervolgopdracht demonstreren
Deelnemers ondersteunen bij code
3 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Eindopdrachten begeleiden
3 personen
Resultaten presenteren
Vragenronde begeleiden
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Laptops en apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Apparatuur veilig inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende laptops terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Registratietafel

Apparatuur

Laptopsaantal 30
Laptopladersaantal 30
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze presentermuis
Wifi-router
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 6
USB-sticksaantal 5
Powerbanksaantal 4
Whiteboardsaantal 2
Whiteboardstiftenaantal 12
Wisbordwissersaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Tafelkleedjesaantal 8
Pijlbordjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handveger en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de communicatie in twee momenten: stuur na de aanmelding de praktische deelnemersinformatie en verzamel dieetwensen uiterlijk een week voor de workshop. Zo kun je catering en eventuele laptopbehoeften nog aanpassen.
Test de programmeeromgeving op elke beschikbare laptop voordat je de oefeningen definitief maakt. Voer software-installaties en updates uiterlijk één dag vooraf uit, zodat je tijdens de workshop geen lange downloadpauze krijgt.
Maak een technische proef met de echte laptop, projector, HDMI-kabel en eventuele adapter. Test daarbij ook de demo’s en het wifi-wachtwoord; een reservekabel of USB-stick voorkomt vertraging als één verbinding niet werkt.
Richt de ruimte in op vaste werkplekken: nummer de tafels, leg per plek een laptop met lader klaar en sluit stroom aan met stekkerdozen en verlengsnoeren. Houd kabels uit de looproute met kabelgoten.
Sorteer prints, werkbladen en naamkaartjes vóór vertrek naar de locatie. Zet digitale werkbladen daarnaast alvast klaar en neem extra presentatiemateriaal mee, zodat deelnemers direct kunnen starten als papier ontbreekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een programmeerworkshop organiseren?: Bevestig de datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en laptopbehoeften nog tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik software voor een programmeerworkshop installeren?: Installeer de software en voer updates uiterlijk 1 dag voor de workshop uit. Test op dezelfde dag ook de oefeningen en demo’s in de gekozen programmeeromgeving.
Hoeveel laptops heb ik nodig voor een programmeerworkshop?: Reken op 1 laptop per deelnemer en plan bij voorkeur 1 reserve-exemplaar per 10 deelnemers. Controleer vooraf hoeveel laders, adapters en vrije stroomaansluitingen beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik wifi en de projector testen?: Test wifi, wachtwoord, projector, scherm en aansluitkabels uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de locatie nog een korte controle voordat deelnemers binnenkomen, omdat netwerktoegang of opstelling gewijzigd kan zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.