Checklist para organizar un taller de programación
Un taller de programación necesita más que preparar ejercicios y reservar una sala. Hay que asegurar un portátil por puesto, instalar y actualizar el software, probar las demos y comprobar que el wifi funciona antes de que lleguen los participantes. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y gestionar las inscripciones hasta numerar los puestos, montar el proyector y dejar listo el catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha del taller
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Elegir entorno de programación
2 personas
Preparar ejercicios y diapositivas
2 personas
Imprimir el material didáctico
Preparar las hojas de trabajo en digital
Confirmar la reserva del recinto
Pedir el catering
Coordinar los requisitos técnicos
Comprobar el inventario de portátiles
Instalar el software
2 personas
Realizar actualizaciones
Probar las demos con antelación
2 personas
Probar el wifi y la contraseña
Clasificar las impresiones y las tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Numerar los puestos de trabajo
2 personas
Dejar listos los portátiles y cargadores
2 personas
Conectar la corriente y los cables
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
Evento
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir el programa y las hojas de trabajo
2 personas
Presentar el taller
Dar una explicación básica de programación
Guiar a los participantes en el ejercicio
3 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Demostrar la siguiente tarea
Ayudar a los participantes con el código
3 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar las tareas finales
3 personas
Presentar los resultados
Moderar la ronda de preguntas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Apagar los portátiles y equipos
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Empaquetar el equipo de forma segura
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los portátiles prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 32
- Mesa de registro
Equipo
- Portátilescant. 30
- Cargadores de portátilcant. 30
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Ratón inalámbrico para presentaciones
- Router wifi
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Canaletas para cablescant. 6
- Memorias USBcant. 5
- Baterías externascant. 4
- Pizarras blancascant. 2
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Borradores de pizarracant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 40
- Tazas de cafécant. 35
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de aguacant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Manteles individualescant. 8
- Carteles de flechascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el entorno de programación y los ejercicios al menos 7 días antes. Así puedes instalar la misma versión del software en todos los portátiles y detectar incompatibilidades con tiempo.
- Prueba cada demo en las mismas condiciones que tendrá el taller: portátil, proyector, wifi y adaptadores HDMI. Haz la comprobación entre 2 y 3 días antes, no justo al empezar.
- Calcula un puesto de trabajo por participante y prepara un portátil de reserva por cada 10 puestos. Deja cargadores identificados y numera mesas, equipos y hojas de trabajo para reducir pérdidas de tiempo.
- Envía la información práctica entre 3 y 5 días antes: horario, dirección, contraseña del wifi, software utilizado y qué debe llevar cada persona. Recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
- Monta la sala al menos 60 minutos antes de la llegada. Coloca mesas y sillas, conecta regletas y alargadores, prueba el proyector y deja preparadas las tarjetas de nombre, las impresiones y la mesa de registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de programación?
- Confirma la fecha y el recinto entre 3 y 6 semanas antes. Las inscripciones y el catering pueden cerrarse durante la última semana, pero el software, las demos y el material deben probarse al menos 3 días antes.
- ¿Cuántos portátiles necesito para un taller de programación?
- Prepara un portátil por participante y, si es posible, uno de reserva por cada 10 puestos. Comprueba el inventario al menos 7 días antes para tener tiempo de conseguir equipos adicionales o cargadores.
- ¿Cuándo debo instalar el software del taller?
- Instálalo y actualízalo entre 5 y 7 días antes del taller. Después prueba los ejercicios y las demos en cada configuración de equipo, y vuelve a comprobar las actualizaciones el día anterior.
- ¿Qué debo revisar el mismo día del taller?
- Llega al menos 60 minutos antes para probar el wifi, la contraseña, el proyector, la pantalla, los cables y la corriente. También deben estar listos los puestos numerados, los portátiles con sus cargadores, el material impreso y la mesa de registro.
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