Checklist voor een goed georganiseerde proeverijmarkt

Een proeverijmarkt organiseren vraagt meer dan standhouders en hapjes bij elkaar brengen. Je moet vooraf ruimte, stroom, koeling, proefporties en allergeneninformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum en programma, leg daarna de deelnemers vast en werk toe naar een duidelijke standindeling en route voor bezoekers. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat leveringen, boodschappen en gekoelde producten niet op het laatste moment samenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Markt promoten via sociale media
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Reservering van locatie bevestigen
Stroompunten controleren
2 personen
Koelcapaciteit vastleggen
Proefporties per stand bepalen
2 personen
Allergeneninformatie opvragen
Menukaarten en prijskaartjes ontwerpen
Route- en informatieborden maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contant geld voorbereiden
Leveringen met standhouders afstemmen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Koelproducten gekoeld opslaan
2 personen
Proefbekers en servies verpakken
2 personen
Standhouders herinneren aan tijden
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Handwaspunten inrichten
2 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Betaalpunten testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
Proefproducten uitladen
4 personen
Koelproducten over de stands verdelen
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Proefporties klaarzetten
4 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatie bij de balie geven
2 personen
Proeverijen presenteren
8 personen
Proefporties aanvullen
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Voorraad koel houden
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Laatste proeverijen aankondigen
Bezoekers afscheid laten nemen
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
6 personen
Overgebleven voedsel verpakken
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verlichting en kabels verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Betaalapparatuur afsluiten
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers informeren over gevonden voorwerpen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare proefglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Dessertbordjesaantal 180
Herbruikbare vorkenaantal 180
Herbruikbare messenaantal 120
Herbruikbare lepelsaantal 120
Serveerbordenaantal 24
Serveerschalenaantal 24
Schenkkanenaantal 8
Tangenaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Betaalterminalsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Prijskaartjesaantal 40
Tafeldecoratieaantal 16
Krijtbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalknijpersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handwasdispensersaantal 6
Jerrycans wateraantal 6

Catering

Proefportiebakjesaantal 250
Houten prikkersaantal 500
Servettenhoudersaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg vóór de uitnodigingen de proefporties per stand vast. Zo weet je hoeveel servies, serveerschalen en proefglazen nodig zijn en kunnen standhouders hun inkoop daarop afstemmen.
Controleer de stroompunten zodra de locatie is bevestigd. Koffiezetapparaten, waterkokers en koelapparatuur vragen samen meer aansluitingen dan je op een plattegrond ziet; plan verlengkabels en verdeel de belasting vooraf.
Vraag allergeneninformatie en dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding op. Zet deze gegevens daarna op menukaarten of informatieborden, zodat bezoekers niet bij elke kraam dezelfde vraag hoeven te stellen.
Maak de standindeling pas definitief nadat je stroom, koelcapaciteit en leveringen hebt afgestemd. Reserveer loopruimte tussen marktkramen en houd een vaste plek vrij voor informatie, betalingen en wachtrijen.
Plan boodschappen en het ophalen van koelproducten zo dicht mogelijk op de markt, maar houd minimaal één gekoelde opslagplek achter de hand. Sorteer houdbare voorraad apart en controleer alle boodschappen voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoeveel proefporties per stand heb je nodig op een proeverijmarkt?: Bepaal het aantal op basis van het verwachte bezoekersaantal en de openingstijd. Reken per bezoeker op minstens één proefportie per deelnemende stand als iedereen alles moet kunnen proberen; maak voor populaire stands een extra marge van 10 tot 15 procent.
Wanneer moet ik standhouders voor een proeverijmarkt benaderen?: Benader de eerste standhouders bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de markt. Geef deelnemers daarna uiterlijk 3 weken voor het evenement een definitieve bevestiging met standplaats, levertijd, stroombehoefte en informatie over proefporties.
Hoeveel koeling heb ik nodig voor een proeverijmarkt?: Maak per stand een lijst van alle producten die gekoeld moeten blijven en tel de benodigde kratten of bakken op. Leg de koelcapaciteit uiterlijk 2 weken vooraf vast en gebruik op de dag zelf extra koelboxen voor tijdelijke opslag en transport.
Wanneer moet ik allergeneninformatie verzamelen voor een proeverijmarkt?: Vraag allergeneninformatie direct mee bij het aanmeldformulier, dus voordat je de standhouders bevestigt. Controleer de gegevens uiterlijk 1 week voor de markt en verwerk ze daarna in menukaarten, prijskaartjes of route- en informatieborden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.