Checklist pour organiser un marché de dégustation

Un marché de dégustation se prépare en plusieurs étapes, de la confirmation des exposants au stockage des produits frais. Cette checklist vous aide à suivre le bon ordre : fixer la date, ouvrir les inscriptions, organiser les stands et prévoir le matériel de service. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme les allergènes, le refroidissement, les livraisons et la météo. Utilisez-la pour répartir les tâches et vérifier chaque détail avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les exposants participants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir le marché sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir la capacité de refroidissement
Définir les portions de dégustation par stand
2 personnes
Demander les informations sur les allergènes
Concevoir les menus et les étiquettes de prix
Créer des panneaux de route et d’information
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer l’argent liquide
Coordonner les livraisons avec les exposants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Stocker les produits frais au froid
2 personnes
Emballer les gobelets de dégustation et la vaisselle
2 personnes
Rappeler les horaires aux exposants
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer des points de lavage des mains
2 personnes
Monter le comptoir d'information
2 personnes
Tester les points de paiement
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Décharger les produits de dégustation
4 personnes
Répartir les produits frais sur les stands
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Afficher les menus
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Donner des informations à l’accueil
2 personnes
Présenter les dégustations
8 personnes
Réapprovisionner les portions de dégustation
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Conserver au frais
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Annoncer les dernières dégustations
Faire dire au revoir aux visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
6 personnes
Emballer les restes
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Fermer le matériel de paiement
Enregistrer les objets trouvés
Informer les visiteurs des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tablesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Verres de dégustation réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 180
Fourchettes réutilisablesqté 180
Couteaux réutilisablesqté 120
Cuillères réutilisablesqté 120
Assiettes de serviceqté 24
Plateaux de serviceqté 24
Carafesqté 8
Pincesqté 16

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Étiquettes de prixqté 40
Décoration de tableqté 16
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Jerricans d’eauqté 6

Catering

Barquettes de dégustationqté 250
Pics en boisqté 500
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de contacter les exposants, puis envoyez les invitations dès que le formulaire d’inscription est prêt. Prévoyez une période d’inscription d’au moins 2 à 3 semaines pour obtenir des confirmations exploitables.
Demandez les allergènes et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas quelques jours avant le marché. Faites parvenir aux exposants une date limite claire, idéalement 7 jours avant l’événement, pour préparer les étiquettes et les menus.
Définissez les portions de dégustation par stand avant de faire les achats. Cette décision permet de calculer les quantités, le nombre de verres et d’assiettes, ainsi que la capacité de refroidissement nécessaire.
Coordonnez les livraisons avec chaque exposant et attribuez un créneau précis. Une arrivée regroupée sur 30 à 60 minutes facilite l’installation et évite que les produits frais restent trop longtemps sans froid.
Vérifiez les rallonges, les points d’alimentation et la météo au plus tard la veille. Les machines à café, bouilloires, terminaux de paiement et équipements de maintien au froid doivent être testés avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de dégustation ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les exposants, le lieu, les inscriptions et le matériel doivent être confirmés avant les dernières semaines, consacrées aux livraisons et aux produits frais.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?: Laissez le formulaire ouvert pendant 2 à 3 semaines, puis gardez au moins 7 jours pour traiter les réponses et recueillir les informations manquantes. Ce délai permet aussi de confirmer la capacité d’accueil et le nombre de portions.
Quand préparer les étiquettes avec les allergènes ?: Demandez les informations aux exposants avant la clôture des inscriptions et finalisez les étiquettes environ 5 à 7 jours avant le marché. Prévoyez une dernière vérification le jour même pour toute modification de recette.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de dégustation ?: Vérifiez les stands, tables, verres, assiettes, rallonges, points d’alimentation, moyens de paiement et équipements de froid. Contrôlez aussi les livraisons prévues et stockez les produits frais au froid dès leur réception.

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