Checklist para organizar un mercado de degustación

Organizar un mercado de degustación requiere coordinar expositores, puestos, productos y visitantes en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar; después confirma quién participa y cómo se distribuirán los puestos. Antes de abrir las puertas, revisa la electricidad, la refrigeración, los alérgenos, las etiquetas y las entregas. Esta checklist reúne 78 tareas y 54 materiales para que no dejes la logística para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a los expositores participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar el mercado en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Confirmar la reserva del lugar
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Confirmar la capacidad de refrigeración
Definir las degustaciones por stand
2 personas
Solicitar información sobre alérgenos
Diseñar menús y etiquetas de precio
Crear carteles de ruta e información
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar efectivo
Coordinar las entregas con los expositores
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Almacenar en frío los productos refrigerados
2 personas
Empacar vasos de degustación y vajilla
2 personas
Recordar a los expositores los horarios
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente y los cables
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar los puntos de lavado de manos
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Probar los puntos de pago
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
2 personas
Descargar los productos de prueba
4 personas
Distribuir productos refrigerados entre los stands
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Disponer las porciones de prueba
4 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Realizar el control de apertura
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Dar información en el mostrador
2 personas
Presentar degustaciones
8 personas
Reponer las porciones de degustación
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Mantener el stock refrigerado
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Anunciar las últimas degustaciones
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
Empaquetar la comida sobrante
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Cerrar el equipo de pago
Registrar objetos perdidos
Informar a los visitantes sobre los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesascant. 12
Mesas altascant. 6
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 12
Mantelescant. 16
Percheroscant. 4

Vajilla

Copas de degustación reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platos de postrecant. 180
Tenedores reutilizablescant. 180
Cuchillos reutilizablescant. 120
Cucharas reutilizablescant. 120
Platos de servircant. 24
Bandejas de servircant. 24
Jarrascant. 8
Pinzascant. 16

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Terminales de pagocant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Etiquetas de preciocant. 40
Decoración de mesacant. 16
Pizarrascant. 8
Carteles direccionalescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Bidones de aguacant. 6

Catering

Envases para porciones de pruebacant. 250
Púas de maderacant. 500
Porta-servilletascant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Compras

Consejos

Cierra la participación de los expositores antes de publicar el formulario de inscripción. Así podrás diseñar el plano de puestos con medidas reales y calcular mesas, carpas y tomas de electricidad.
Pide las preferencias dietéticas y la información sobre alérgenos con al menos 7 días de antelación. Coloca los datos junto a cada degustación, no solo en un menú general.
Confirma la capacidad de refrigeración antes de comprar productos frescos. Reserva espacio para las entregas de los expositores y guarda los productos refrigerados en cuanto lleguen.
Prepara el recorrido del público con carteles visibles y etiquetas de precio en cada puesto. Comprueba que las degustaciones, los horarios y los nombres coincidan con la información enviada a los inscritos.
Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes: pronóstico del tiempo, cables alargadores, terminales de pago, efectivo, voluntarios y entregas. El día del mercado, clasifica primero las existencias no perecederas y mantén el frío separado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de degustación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con los expositores y preparar la promoción. Deja cerrados los puestos, las degustaciones y la información de alérgenos al menos 7 días antes.
¿Cuántos expositores necesito para un mercado de degustación?: Depende del espacio y del programa, pero conviene definir el número antes de abrir las inscripciones. Calcula el plano con un puesto por expositor y deja pasillos suficientes para que los visitantes circulen sin bloquear las degustaciones.
¿Cuándo debo recoger y guardar los productos refrigerados?: Coordina las entregas para el mismo día o el día anterior, según la duración y conservación de cada producto. Comprueba las compras al recibirlas y almacena en frío inmediatamente los productos refrigerados.
¿Qué debo comprobar el día antes del mercado de degustación?: Revisa el pronóstico del tiempo, la capacidad de refrigeración, los puntos de electricidad, el plano de puestos y la señalización entre 24 y 48 horas antes. Confirma también las entregas, los voluntarios, el efectivo y los terminales de pago.

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