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Verkostungsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Verkostungsmarkt steht und fällt mit klaren Absprachen zwischen Ausstellern, Location und Helferteam. Lege zuerst Datum, Programm und Standaufteilung fest, bevor du Einladungen verschickst oder Werbung startest. Danach folgen Anmeldungen, Allergenangaben, Probiermengen, Kühlung und Stromversorgung. Kurz vor dem Termin entscheidest du über Lieferzeiten, Bargeld, Beschilderung und die Lagerung gekühlter Produkte. Diese Checkliste führt dich in der Reihenfolge durch die wichtigsten Vorbereitungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Teilnehmende Aussteller ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Markt über soziale Medien bewerben

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Kühlkapazität festlegen

  • Probierportionen pro Stand festlegen

    2 Personen

  • Allergeninformationen einholen

  • Speisekarten und Preisschilder gestalten

  • Wegweis- und Informationstafeln erstellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Bargeld vorbereiten

  • Lieferungen mit Standbetreibern abstimmen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Lagerbestände sortieren

    2 Personen

  • Kühlprodukte gekühlt lagern

    2 Personen

  • Probebecher und Geschirr verpacken

    2 Personen

  • Standbetreiber an Zeiten erinnern

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Strom und Kabel anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Handwaschstationen einrichten

    2 Personen

  • Infotresen aufbauen

    2 Personen

  • Zahlungspunkte testen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Probierprodukte ausladen

    4 Personen

  • Kühlprodukte auf die Stände verteilen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Probierportionen bereitstellen

    4 Personen

  • Allergenkarten auslegen

    2 Personen

  • Speisekarten aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Eröffnungscheck durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Informationen am Empfang geben

    2 Personen

  • Verkostungen präsentieren

    8 Personen

  • Verkostungsportionen auffüllen

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Vorrat kühl halten

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Besucherströme lenken

    2 Personen

  • Letzte Verkostungen ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    6 Personen

  • Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Beleuchtung und Kabel entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Zahlungsgeräte abschließen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Besucher über Fundsachen informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 8
  • TischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 16
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-ProbiergläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 180
  • Wiederverwendbare GabelnAnz. 180
  • Wiederverwendbare MesserAnz. 120
  • Wiederverwendbare LöffelAnz. 120
  • ServiertellerAnz. 24
  • ServierschalenAnz. 24
  • KaraffenAnz. 8
  • ZangenAnz. 16

Küche

  • SchneidebretterAnz. 8
  • KochmesserAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • InfotafelnAnz. 8
  • PreisschilderAnz. 40
  • TischdekorationAnz. 16
  • KreidetafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • AbfallzangenAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • BesensetsAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandwaschspenderAnz. 6
  • WasserkanisterAnz. 6

Catering

  • ProbierbecherAnz. 250
  • HolzpickerAnz. 500
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 4
  • Einkäufe

Tipps

  • Hole die Allergeninformationen spätestens zwei Wochen vor dem Markt von allen Ausstellern ein. Dann bleiben noch mehrere Tage, um Speisekarten, Preisschilder und Hinweistafeln zu korrigieren.
  • Plane die Probierportionen pro Stand vor dem Einkauf und rechne die benötigte Menge für die erwartete Besucherzahl aus. Kleine Portionen verhindern, dass einzelne Produkte schon zur Halbzeit ausgehen.
  • Prüfe die Stromanschlüsse mindestens eine Woche vorher und ordne Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlgeräte den verfügbaren Anschlüssen zu. Verlängerungskabel allein ersetzen keine ausreichende Stromkapazität.
  • Bestätige Lieferzeiten und Standaufbau mit jedem Betreiber spätestens drei Tage vor dem Markt. So weißt du, wann Kühlprodukte eintreffen und welche Stände zuerst Zugang zur Location brauchen.
  • Bereite Mehrweg-Probiergläser, Serviergeschirr und Bargeld am Vortag vor. Kühlprodukte kommen erst kurz vor Beginn in Kühlboxen oder Kühlschränke und werden bis zur Ausgabe durchgehend gekühlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Verkostungsmarkt organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Ansprache der Aussteller. Anmeldeformular und Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
Wie viele Probiergläser brauche ich für einen Verkostungsmarkt?
Plane mindestens ein Mehrweg-Probierglas pro gleichzeitig erwarteter Verkostung und zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve ein. Bei 100 parallel verkostenden Gästen brauchst du damit rund 120 Gläser.
Wann müssen Allergeninformationen für einen Verkostungsmarkt vorliegen?
Fordere die Angaben spätestens 14 Tage vor dem Markt an. So kannst du Speisekarten und Preisschilder noch prüfen, gestalten und rechtzeitig ausdrucken.
Wie viel Kühlkapazität braucht ein Verkostungsmarkt?
Lege die Kühlkapazität fest, sobald die Aussteller und ihre Produkte bekannt sind, idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher. Plane getrennten Platz für angelieferte Kühlprodukte und eine Reserve für Nachfüllungen ein.

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