Proeverij organiseren: een praktische checklist

Een proeverij staat of valt met een logische proefvolgorde, goed gekoelde producten en duidelijke informatie per proefstation. Leg eerst het thema, de locatie en leveranciers vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste dagen draait alles om ophalen, controleren, portioneren en etiketteren. Met deze checklist houd je ook de minder zichtbare zaken bij, zoals bezoekerslijsten, naamkaartjes, allergenen en voldoende glazen, water en kleine bordjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Proeverijthema vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Leveranciers selecteren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Bestellingen plaatsen
Bezoekerslijst afdrukken
Proefkaarten afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Bestellingen ophalen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Houdbare producten sorteren
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Proefproducten portioneren
3 personen
Brood en fruit snijden
2 personen
Sausjes klaarzetten
2 personen
Etiketten invullen
2 personen
Allergenen markeren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Proefstations inrichten
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen

Event

Team instrueren
Bezoekers ontvangen
2 personen
Proefroute uitleggen
Proefproducten serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Proefstations aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
Laatste ronde serveren
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Proefruimte schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Tafelrokkenaantal 8

Servies

Tastingglazenaantal 80
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Kleine bordjesaantal 80
Dessertbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 6

Keuken

Scherpe messenaantal 8
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 8
Schenk kannenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Proefstationbordenaantal 8
Productkaartstandaardsaantal 24
Naamkaartjesaantal 60
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledtafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proefvolgorde voordat je bestellingen plaatst. Zo weet je precies welke producten gekoeld moeten worden, hoeveel proefporties je nodig hebt en welke brood-, fruit- of sauscombinaties bij elke ronde passen.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en markeer allergenen op de etiketten. Controleer de leveringen bij ontvangst, niet pas tijdens het inrichten van de proefstations.
Maak per proefstation een vaste indeling met proefproducten, tastingglazen of kleine bordjes, waterglazen, serveerschalen en een productkaart. Zet naamkaartjes en proefkaarten vooraf klaar, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te schrijven.
Koel koelproducten ruim vóór de start en gebruik koelboxen als de koelkastcapaciteit niet genoeg is. Reken daarnaast op extra tijd voor portioneren, brood en fruit snijden en het klaarzetten van sausjes.
Controleer stroom en looproutes voordat je koffiezetapparaten, waterkokers, ledlichtslingers of ledtafellampen aansluit. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat bezoekers niet over kabels kunnen struikelen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een proeverij te organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met het thema, de locatie, leveranciers en uitnodigingen. Reserveer de laatste 2 dagen voor boodschappen, bestellingen ophalen, koelen, portioneren en het controleren van alle materialen.
Hoeveel proefstations heb je nodig voor een proeverij?: Plan ongeveer 1 proefstation per 8 tot 12 bezoekers als iedereen rustig moet kunnen proeven. Zet per station de producten, serveerschalen, glazen of bordjes, water en productinformatie bij elkaar.
Wanneer moet je dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag dieetwensen mee bij de uitnodiging en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen voor de proeverij. Gebruik die informatie bij het bestellen, etiketteren en markeren van allergenen.
Hoeveel glazen en bordjes heb je nodig voor een proeverij?: Neem minimaal 1 tastingglas of bordje per proefronde per bezoeker en voeg 10 tot 15 procent reserve toe. Voor waterglazen, bestek en serveermateriaal geldt dezelfde marge, vooral wanneer afwas tussendoor niet mogelijk is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.