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Verkostung organisieren: die praktische Checkliste

Eine Verkostung steht und fällt mit der Reihenfolge: Erst Thema, Ort und Lieferanten festlegen, danach Gäste, Produkte und Ablauf koordinieren. Plane die Verkostungsfolge so, dass empfindliche oder gekühlte Produkte nicht zu lange warten. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Gläsern und Tellern vor allem klare Beschriftungen, Wasser und vorbereitete Portionen. Diese Checkliste umfasst 49 Aufgaben und 35 benötigte Dinge – von der Anmeldung bis zu den fertig eingerichteten Probierstationen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Verkostungsthema festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Lieferanten auswählen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reihenfolge der Verkostung festlegen

    2 Personen

  • Bestellungen aufgeben

  • Besucherliste ausdrucken

  • Probierkarten drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bestellungen abholen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Haltbare Produkte sortieren

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Probierprodukte portionieren

    3 Personen

  • Brot und Obst schneiden

    2 Personen

  • Saucen bereitstellen

    2 Personen

  • Etiketten ausfüllen

    2 Personen

  • Allergene kennzeichnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Probierstationen einrichten

    4 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Team einweisen

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Probierroute erklären

  • Probierprodukte servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Verkostungsstationen auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Letzte Runde servieren

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Verkostungsraum reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 4
  • TischröckeAnz. 8

Geschirr

  • VerkostungsgläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • Kleine TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 6

Küche

  • Scharfe MesserAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 24
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • Versuchsstation-SchilderAnz. 8
  • ProduktkartenständerAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 60
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Verkostungsfolge spätestens 7 Tage vorher fest. So kannst du Bestellungen, Probierkarten und die Kennzeichnung der Allergene an denselben Ablauf anpassen.
  • Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und prüfe sie vor dem Einkauf ein zweites Mal. Besonders bei offenen Produkten sollten Allergene direkt an der Station sichtbar sein.
  • Plane für jede Station eigene Verkostungsgläser, kleine Teller und Servierbesteck ein. Dadurch musst du während des Ablaufs weniger spülen und vermeidest Verwechslungen zwischen den Produkten.
  • Kühle alle Kühlprodukte unmittelbar nach der Lieferung und kontrolliere die Bestellung noch am selben Tag. Kühlboxen helfen, wenn der Kühlschrank am Veranstaltungsort nicht ausreicht.
  • Richte die Stationen mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Dann bleiben Zeit für Tischschilder, Produktkarten, Namensschilder, Wasser sowie geschnittenes Brot und Obst.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher sollte man eine Verkostung planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Thema, Location und Lieferanten. Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Verkostung?
Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Stationen, Geschirr, Beschilderung und gekühlte Produkte ein. Bei mehreren Stationen oder Lieferungen vor Ort sind 2 Stunden realistischer.
Wie viele Gläser braucht man pro Gast bei einer Verkostung?
Rechne mit mindestens einem Verkostungsglas pro Produkt und Gast, wenn nicht gespült wird. Bei 6 Produkten und 20 Gästen sind das 120 Gläser; zusätzliche Wassergläser kommen separat dazu.
Wann sollte man die Verkostungsprodukte portionieren?
Portioniere empfindliche Produkte am Veranstaltungstag, möglichst 1 bis 2 Stunden vor Beginn. Haltbare Produkte kannst du am Vortag sortieren, Kühlprodukte bleiben bis kurz vor dem Aufbau gekühlt.

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