Checklist para organizar una degustación sin olvidos
Organizar una degustación requiere más que comprar los productos y ponerlos sobre la mesa. Hay que controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas, el orden de las pruebas y la preparación de cada porción. Esta checklist te ayuda a avanzar desde la elección del tema y el lugar hasta el montaje de las estaciones. También contempla los detalles que suelen llegar tarde: etiquetas, tarjetas, hielo, vajilla, entregas y productos refrigerados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el tema de la degustación
2 personas
Reservar el lugar
Seleccionar proveedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el orden de la degustación
2 personas
Hacer los pedidos
Imprimir la lista de visitantes
Imprimir tarjetas de degustación
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Recoger pedidos
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Clasificar productos no perecederos
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Porcionar los productos de prueba
3 personas
Cortar pan y fruta
2 personas
Preparar las salsas
2 personas
Rellenar etiquetas
2 personas
Marcar alérgenos
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar estaciones de degustación
4 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Evento
Instruir al equipo
Recibir a los visitantes
2 personas
Explicar la ruta de prueba
Servir productos de prueba
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Reponer las estaciones de degustación
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
Servir la última ronda
3 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala de degustación
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas altascant. 4
- Faldones para mesascant. 8
Vajilla
- Vasos de catacant. 80
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Platos pequeñoscant. 80
- Platos de postrecant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharones de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 6
Cocina
- Cuchillos afiladoscant. 8
- Bandejas de servircant. 24
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Jarras para servircant. 6
- Jarras medidorascant. 3
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 8
- Carteles para la estación de degustacióncant. 8
- Soportes para fichas de productocant. 24
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación para poder recoger alergias y preferencias dietéticas antes de hacer los pedidos.
- Define el orden de la degustación antes de preparar las porciones. Así puedes imprimir las tarjetas de degustación y organizar las estaciones sin cambiar etiquetas a última hora.
- Comprueba cada entrega el mismo día que llega: cuenta las unidades, revisa el estado de los productos y separa de inmediato lo que necesita refrigeración.
- Calcula una estación de degustación por cada 15-20 visitantes para evitar colas. Deja preparadas las bandejas, los vasos, los platos pequeños y los utensilios antes de colocar los productos.
- Prepara las etiquetas y la información de alérgenos como mínimo 24 horas antes. Incluye también tarjetas de nombre, la lista de visitantes y fichas de producto para que no tengas que escribir durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una degustación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para definir el tema, reservar el lugar y seleccionar proveedores. Deja cerrados los pedidos y las inscripciones al menos 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo se deben preparar los productos de una degustación?
- Porciona los productos de prueba y prepara el pan y la fruta el mismo día, normalmente entre 2 y 4 horas antes de abrir. Los productos refrigerados deben mantenerse fríos hasta el momento de montar las estaciones.
- ¿Cuántas estaciones de degustación necesito?
- Calcula una estación por cada 15-20 visitantes para que el recorrido sea fluido. Si tienes 40 personas, prepara al menos 2 o 3 estaciones y distribuye los productos según el orden de la degustación.
- ¿Cuándo hay que comprobar los alérgenos en una degustación?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y verifica los alérgenos cuando recibas los productos. Coloca las marcas y etiquetas definitivas al menos 24 horas antes, y revísalas otra vez al montar las mesas.
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