Checklist pour organiser une dégustation sans rien oublier

Une dégustation réussie repose sur un ordre de préparation précis : réserver le lieu, confirmer les fournisseurs, gérer les inscriptions, puis préparer les produits et les postes d’essai. Cette checklist couvre les 49 tâches du plan, du choix du thème jusqu’à l’installation des tables et de la vaisselle. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les allergènes, les produits réfrigérés et les cartes de dégustation. Utilise-la comme fil conducteur, puis avance étape par étape jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le thème de la dégustation
2 personnes
Réserver le lieu
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Passer les commandes
Imprimer la liste des visiteurs
Imprimer les cartes de dégustation
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les commandes
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Trier les produits longue conservation
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Portionner les produits de dégustation
3 personnes
Couper le pain et les fruits
2 personnes
Préparer les sauces
2 personnes
Remplir les étiquettes
2 personnes
Signaler les allergènes
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les stands de dégustation
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes

Événement

Informer l’équipe
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Expliquer le parcours d’essai
Servir les produits à déguster
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Réapprovisionner les stands de dégustation
3 personnes
Vider les poubelles
Servir le dernier tour
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle de dégustation
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 4
Jupes de tableqté 8

Vaisselle

Verres de dégustationqté 80
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 40
Petites assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 60
Cuillères de serviceqté 12
Planches à découperqté 6

Cuisine

Couteaux bien aiguisésqté 8
Plateaux de serviceqté 24
Plats de service avec couvercleqté 8
Pichets de serviceqté 6
Verres doseursqté 3

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Panneaux de station d'essaiqté 8
Supports pour cartes produitsqté 24
Badges nominatifsqté 60
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence 4 à 6 semaines avant la dégustation pour définir le thème, réserver le lieu et sélectionner les fournisseurs. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les commandes et les ajustements d’inscription.
Fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, d’imprimer la liste des visiteurs et de préparer les badges nominatifs.
Prévois un ordre d’essai clairement visible et suffisamment de cartes de dégustation pour chaque visiteur, avec quelques exemplaires supplémentaires. Les supports pour cartes produits évitent que les informations disparaissent ou soient déplacées.
Réceptionne les commandes au moins 24 heures avant l’ouverture lorsque c’est possible. Vérifie les livraisons, trie les produits longue conservation et place les produits réfrigérés au frais sans attendre.
Réserve au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour portionner les produits, couper le pain et les fruits, préparer les sauces, remplir les étiquettes et installer les postes. Vérifie aussi les rallonges et multiprises avant de brancher les machines à café ou les bouilloires.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une dégustation ?: Commence idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, choisir les fournisseurs, envoyer les invitations et ajuster les quantités après les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour préparer une dégustation le jour même ?: Prévois au minimum 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Il faut notamment portionner les produits, préparer les accompagnements, remplir les étiquettes et installer les tables, les stands et la vaisselle.
Quand demander les allergies et besoins alimentaires des participants ?: Ajoute la question au formulaire d’inscription et fixe une date limite 5 à 7 jours avant la dégustation. Tu pourras ensuite signaler les allergènes sur place et adapter les portions ou les accompagnements.
Quand récupérer les commandes pour une dégustation ?: Récupère-les idéalement 24 heures avant l’événement, surtout si elles comprennent des produits frais. Vérifie chaque livraison dès son arrivée, puis conserve immédiatement les produits réfrigérés au frais.

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