Checklist voor een goed georganiseerde proefrepetitie
Een proefrepetitie vraagt meer voorbereiding dan alleen een repetitieruimte en partituren klaarleggen. Je moet vooraf weten wie komt, welke muziek nodig is en hoe de ruimte wordt ingedeeld voor instrumenten, lessenaarvakken en pauzes. Op de dag zelf draait het om een vaste volgorde: openen, ventileren, opstellen, techniek testen en deelnemers registreren. Deze checklist bundelt 46 taken en 47 benodigdheden, zodat je niets op het laatste moment hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Repetitieruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheidslijst maken
Repetitieschema opstellen
2 personen
Partituren verzamelen
2 personen
Partituren kopiëren
2 personen
Naambordjes voorbereiden
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Instrumenten controleren
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Ruimte openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Repetitievakken markeren
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Partituren klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma toelichten
Eerste repetitieblok begeleiden
2 personen
Pauzedranken bijvullen
Tweede repetitieblok begeleiden
2 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Derde repetitieblok begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Laatste doorloop begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Nazorg
Partituren innemen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Sanitair controleren
Vergeten spullen verzamelen
Ruimte afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 40
- Tafelsaantal 8
- Buffettafelsaantal 2
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 40
- Dirigentenlessenaar
- Piano
- Audio-installatie
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Metronoom
Servies
- Waterglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerplateausaantal 6
- Theelepelsaantal 40
- Scharenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Papierwerk
- Partiturenaantal 40
- Muziekmappenaantal 40
- Aanwezigheidsformulierenaantal 5
- Naamkaartjesaantal 40
- Pennenaantal 50
- Potlodenaantal 40
- Gumaantal 10
- Notitieblokkenaantal 40
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 10
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Veiligheid
- Kabelmattenaantal 6
- Waarschuwingsbordjesaantal 4
Tips
- Plan de ruimte-indeling minimaal 1 dag vooraf. Markeer de repetitievakken en zet stoelen, muzieklessenaars en de dirigentenlessenaar klaar voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
- Verzamel partituren uiterlijk 3 dagen vooraf en kopieer ze daarna per deelnemer. Leg de muziek per repetitievak klaar; zo verlies je bij ontvangst geen tijd met uitdelen.
- Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef de catering uiterlijk 2 dagen vooraf het definitieve aantal door. Houd voor koffie, thee en lunch rekening met het aantal bevestigde aanwezigen plus 10 procent.
- Test audio-installatie, microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen vóór de repetitiedag. Controleer piano, metronoom en andere instrumenten afzonderlijk, omdat een algemene geluidscheck niet alles laat horen.
- Zet koffie en thee minstens 30 minuten voor aanvang klaar en plaats waterglazen op de repetitievakken. Ontvang deelnemers met naambordjes en registreer de aanwezigheid direct, zodat je weet wie tijdens de proefrepetitie ontbreekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een proefrepetitie organiseren?
- Reserveer de repetitieruimte bij voorkeur 2 tot 4 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen minimaal 10 dagen voor de repetitie, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en het repetitieschema te verwerken.
- Hoeveel partituren moet ik kopiëren voor een proefrepetitie?
- Kopieer 1 complete set per bevestigde deelnemer en leg daarnaast 2 reserve-exemplaren klaar. Maak de definitieve set uiterlijk 3 dagen vooraf, nadat de bezetting en het repetitieschema zijn gecontroleerd.
- Wanneer moet ik de techniek voor een proefrepetitie testen?
- Test de audio-installatie, microfoons en kabels minstens 1 dag vooraf en herhaal een korte controle bij het openen van de ruimte. Trek voor de controle 30 minuten uit, zodat je defecte apparatuur nog kunt vervangen.
- Hoeveel catering heb ik nodig voor een proefrepetitie?
- Bestel voor koffie, thee en water het aantal voor alle bevestigde deelnemers plus 10 procent reserve. Voorzie per deelnemer tijdens een repetitiedag minimaal 1 lunchportie en controleer de definitieve aantallen 2 dagen vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!