Cabaretvoorstelling organiseren: checklist

Een cabaretvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een zaal boeken. Je regelt achtereenvolgens de datum, het contract, de voorstellingstijden, kaartverkoop, techniek en publieksontvangst. Let vooral op technische wensen, dieetwensen en de praktische indeling van de zaal: die worden vaak pas laat gecontroleerd. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat vóór de voorstelling, op de dag zelf en na afloop moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal vastleggen
Artiest contracteren
Voorstellingstijden bepalen
2 personen
Technische wensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Begroting opstellen
Kaartverkoop openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotietekst publiceren
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
Techniek controleren
2 personen
Artiestinformatie bevestigen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Decor klaarzetten
2 personen
Microfoon aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Lichtstanden instellen
2 personen
Technische repetitie uitvoeren
3 personen
Artiestenloge inrichten
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Entreebalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Publieksruimte nalopen
2 personen
Teambriefing houden
6 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorstelling aankondigen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzecatering verzorgen
3 personen
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
Artiest begeleiden na afloop
Publiek uitgeleiden
3 personen
Garderobe afhandelen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decor afbreken
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geluidsmateriaal inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen veiligstellen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Bezoekerslijst archiveren
Foto- en videomateriaal opslaan
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Bistrotafelsaantal 8
Tafellinnenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Artiestenstoelaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Speakersaantal 2
Audiomixer
DI-box
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Decoratie

Podiumgordijnenaantal 2
Bloemstukkenaantal 3
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Papierwerk

Geprinte entreekaartenaantal 100
Programmafoldersaantal 100
Bezoekerslijstaantal 2
Draaiboekenaantal 8
Naambadgesaantal 15
Pennenaantal 12
Klembordenaantal 4
Polsbandjesaantal 100

Veiligheid

Zaklampenaantal 3
Kabelmattenaantal 6
Antislipmattenaantal 4

Tips

Leg de technische wensen van de artiest vast zodra het contract is getekend. Controleer daarna of de draadloze microfoon, speakers, audiomixer, DI-box, verlengkabels en stekkerdozen beschikbaar zijn en passen bij de zaal.
Open de kaartverkoop pas nadat datum, zaalcapaciteit en voorstellingstijden definitief zijn. Plan daarnaast een moment om aanmeldingen te verwerken en reserveringen uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling te bevestigen.
Plan de zaalopbouw ruim vóór de inloop. Markeer de zaalindeling, zet stoelen en eventuele bistrotafels klaar, maak de podiumruimte vrij en test licht en geluid voordat bezoekers binnenkomen.
Verzamel dieetwensen niet alleen voor een diner, maar ook voor hapjes, gebak en dranken. Bestel catering op basis van het bevestigde aantal bezoekers en houd water, koffie en thee apart beschikbaar tijdens de ontvangst.
Druk het draaiboek en de bezoekerslijst vóór de dag zelf af. Leg pijlborden, een welkomstbord, garderoberekken en kledinghangers klaar, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken naar entree, garderobe of zitplaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal en artiest. Open de kaartverkoop zodra de voorstellingstijd, capaciteit en prijs zijn vastgesteld, meestal 6 tot 10 weken voor de voorstelling.
Wanneer moet ik de techniek voor een cabaretvoorstelling controleren?: Verzamel de technische wensen direct na het contract en doe minimaal 1 volledige controle op de dag van de voorstelling. Test microfoon, speakers, audiomixer, verlichting en reservebatterijen vóór de publieksinloop.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een cabaretvoorstelling?: Zet het aantal stoelen af tegen de zaalcapaciteit en houd rekening met looppaden, techniek en een vrije podiumruimte. Controleer de definitieve bezoekerslijst 2 tot 3 dagen vooraf en pas de zaalindeling daarna aan.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen uit zodra bezoekers zich aanmelden en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling. Bestel hapjes en dranken daarna op basis van het bevestigde aantal gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.