Dansvoorstelling organiseren: checklist voor een soepele voorstelling

Een dansvoorstelling organiseren vraagt meer dan een zaal en een programma. Je moet dansgroepen, choreografen, muziek, techniek, kaartverkoop en publieksontvangst op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar repetitie, promotie en uitvoering. Plan vooral tijd voor technische controles: muziekbestanden, microfoons, speakers, verlichting en laad- en losruimte worden vaak pas op de dag zelf bekeken. Met deze checklist houd je de 80 taken en 102 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma en speellijst vaststellen
2 personen
Dansgroepen en choreografen bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Vergunningen en verzekeringen controleren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Promotie op sociale media plaatsen
Persbericht versturen
Catering bestellen
2 personen
Technische repetitie plannen
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Decoratie voorsorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Dansvloer schoonmaken
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels bij entree plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziek en cues testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's en badges klaarleggen
2 personen
Backstage inrichten
3 personen
Kleedkamers gereedmaken
2 personen

Event

Dansers ontvangen
3 personen
Dansers registreren
2 personen
Technische briefing geven
3 personen
Deuren openen
2 personen
Tickets controleren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Diner voor dansers klaarzetten
3 personen
Dansers voorzien van eten
2 personen
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering inpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inladen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Garderobetafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 20
Schenkkanenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Muziekafspeelapparatenaantal 2
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Reserve-ledlampenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoekaantal 2
Decoratieve doekenaantal 8
Bloemstukkenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Podiumbordjesaantal 10
Pijlbordjesaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Touwaantal 2
Schilderstapeaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks Messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Inductieplatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen
Flessenopenersaantal 4
Wijnkoelersaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Dienbladenaantal 8
Koffiescheppenaantal 4
Broodmandenaantal 10
Etagèresaantal 6
Drankkrattenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Voedselbakjesaantal 250
Dienbladhoezenaantal 8

Papierwerk

Programmafoldersaantal 220
Deelnemersbadgesaantal 80
Ticketlijstenaantal 4
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 6
Naamstickersaantal 100
Inschrijfformulierenaantal 100
Draaiboekenaantal 15
Plakbriefjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Fluoriserende hesjesaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 10

Backstage

Spiegelsaantal 6
Kledinghangersaantal 100
Kledinghoezenaantal 50
Make-upspiegelsaantal 6
Make-upverlichtingaantal 6
Klapkrattenaantal 20
Handdoekenaantal 30
Kledinghoezenlabelsaantal 100

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Beschermdekensaantal 10

Tips

Plan de technische repetitie niet alleen rond de dansers. Reserveer ook tijd om elk muziekbestand af te spelen, het mengpaneel te testen en microfoons, speakers, verlengkabels en stekkerdozen aan te sluiten.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk enkele dagen vóór de repetitie en controleer ze op bestandsformaat, volgorde en volume. Bewaar daarnaast een reservekopie op een tweede laptop of muziekafspeelapparaat.
Regel kleedkamers praktisch: zet stoelen en kledingrekken vooraf klaar en wijs per dansgroep een plek aan. Zo voorkom je dat kleding en persoonlijke spullen tijdens het ombouwen in de publieksruimte belanden.
Maak het draaiboek concreet per tijdstip, met daarin openen van de locatie, laden en lossen, repetitie, publieksinloop, pauze en afloop. Neem ook een korte technische controle op vóór de deuren opengaan.
Bestel catering pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Controleer vervolgens of je naast eten ook genoeg drinkglazen, koffiekopjes, schoteltjes, borden, bestek en afvalbakken hebt voor het verwachte aantal bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansvoorstelling organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, dansgroepen en programma. Open de ticketverkoop zodra de speellijst en praktische informatie vaststaan, meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling.
Wanneer plan je de technische repetitie voor een dansvoorstelling?: Plan de technische repetitie uiterlijk 1 tot 2 dagen vóór de voorstelling, of op de dag zelf met minimaal 3 uur voorbereidingstijd. Test daarin alle muziekbestanden, speakers, het mengpaneel, microfoons en LED-spots.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een dansvoorstelling?: Tel het maximaal verwachte aantal bezoekers en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 100 verwachte bezoekers zet je dus ongeveer 105 tot 110 publieksstoelen klaar, afhankelijk van de zaalindeling en vrije doorgangen.
Wanneer moet ik uitnodigingen en persbericht voor een dansvoorstelling versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en plan een herinnering 1 tot 2 weken voor de voorstelling. Een persbericht werkt het best zodra datum, locatie, programma en deelnemende dansgroepen definitief zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.