Probe organisieren: Die praktische Checkliste
Eine Probe mit mehreren Teilnehmenden braucht mehr als einen freien Raum und Noten. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche und den Probenplan rechtzeitig zusammenführen und am Tag selbst Raum, Instrumente und Technik vorbereiten. Auch Kaffee, kalte Getränke und das Mittagsbuffet gehören in die Planung. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Empfang der Teilnehmenden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Proberaum reservieren
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anwesenheitsliste erstellen
Probenplan erstellen
2 Personen
Noten zusammentragen
2 Personen
Noten kopieren
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Instrumente prüfen
2 Personen
Technik prüfen
2 Personen
Raum öffnen
2 Personen
Raum lüften
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Proberäume markieren
Notenständer aufstellen
3 Personen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Mittagsbuffet vorbereiten
3 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Programm vorstellen
Ersten Probenblock begleiten
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
Den zweiten Probenblock begleiten
2 Personen
Mittagsbuffet servieren
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Den dritten Probenblock begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
Die Generalprobe begleiten
2 Personen
Abschluss ankündigen
Nachbereitung
Noten einsammeln
2 Personen
Instrumente einpacken
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen prüfen
Vergessene Sachen zusammensuchen
Raum abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 40
- TischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- NotenpulteAnz. 40
- Dirigentenpult
- Klavier
- Audioanlage
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Metronom
Geschirr
- WassergläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServierplattenAnz. 6
- TeelöffelAnz. 40
- ScherenAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Papierkram
- NotenblätterAnz. 40
- NotenmappenAnz. 40
- AnwesenheitsformulareAnz. 5
- NamensschilderAnz. 40
- StifteAnz. 50
- BleistifteAnz. 40
- KaugummiAnz. 10
- NotizblöckeAnz. 40
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 10
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 6
- WarnschilderAnz. 4
Tipps
- Reserviere den Proberaum möglichst mehrere Wochen im Voraus und kläre, ab wann du Zugang hast. Plane genug Zeit zum Lüften, Stühle- und Tischaufstellen sowie zum Markieren der Proberäume ein.
- Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze eine feste Rückmeldefrist, zum Beispiel 10 Tage vor der Probe. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche und erstelle anschließend eine Anwesenheitsliste.
- Bereite den Probenplan und die Noten nicht erst am Veranstaltungstag vor. Sammle alle Stücke, kopiere die benötigten Noten und lege die Unterlagen nach Raum oder Gruppe sortiert bereit.
- Prüfe Instrumente und Technik mindestens am Vortag: Klavier, Audioanlage, Mikrofone, Mikrofonständer, Notenpulte und Verlängerungskabel. So bleibt am Morgen Zeit für Korrekturen statt für die Suche nach fehlender Ausstattung.
- Bestelle das Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und rechne Getränke und Geschirr anhand der bestätigten Zahl. Stelle Kaffee und Tee bereit, kühle Getränke rechtzeitig und plane für das Mittagsbuffet zusätzliche Servierschalen und Abfallbehälter ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Proberaum für eine Probe reservieren?
- Reserviere den Raum idealerweise 3 bis 6 Wochen vor der Probe. Kläre dabei sofort die Nutzungszeiten, den Zugang zu den Proberäumen und ob Klavier, Tische und Stühle vorhanden sind.
- Wann sollte man die Einladungen zur Probe verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist rund 10 Tage vor dem Termin. Danach kannst du Anwesenheitsliste, Ernährungswünsche und Catering verlässlich abschließen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Probe?
- Plane mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Empfang ein. In dieser Zeit kannst du den Raum lüften, Tische und Stühle aufstellen, Notenpulte verteilen, Technik prüfen und Kaffee sowie Getränke bereitstellen.
- Wann sollte man das Mittagsbuffet für eine Probe bestellen?
- Bestelle das Catering nach Ablauf der Anmeldefrist, meist 7 bis 10 Tage vor der Probe. So kennst du die Personenzahl und kannst Ernährungswünsche berücksichtigen, ohne deutlich zu viel einzukaufen.
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