Checklist pour organiser une répétition générale
Une répétition générale demande plus qu’une salle et des partitions. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le planning, le matériel musical et la technique avant l’arrivée du groupe. Le jour J, prévoyez du temps pour aérer la salle, installer les pupitres, préparer les partitions et mettre les boissons au frais. Cette checklist rassemble les 46 tâches et 47 fournitures nécessaires pour avancer étape par étape, sans oublier les détails qui bloquent souvent le démarrage.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle de répétition
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire la liste des présences
Établir le planning des répétitions
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Copier les partitions
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les instruments
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les zones de répétition
Installer les pupitres
3 personnes
Préparer les partitions
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter le programme
Animer le premier bloc de répétition
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
Encadrer le deuxième bloc de répétition
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer le troisième bloc de répétition
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer la répétition finale
2 personnes
Annoncer la clôture
Suivi
Récupérer les partitions
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les sanitaires
Rassembler les objets oubliés
Fermer la salle
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 40
- Tablesqté 8
- Tables de buffetqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Pupitres de musiqueqté 40
- Pupitre de chef d’orchestre
- Piano
- Installation audio
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Métronome
Vaisselle
- Verres à eauqté 40
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
- Cuillères à caféqté 40
- Ciseauxqté 2
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Paperasse
- Partitionsqté 40
- Pochettes de musiqueqté 40
- Formulaires de présenceqté 5
- Badges nominatifsqté 40
- Stylosqté 50
- Crayonsqté 40
- Gommeqté 10
- Blocs-notesqté 40
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
- Chiffons microfibresqté 10
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Sécurité
- Passe-câblesqté 6
- Panneaux d’avertissementqté 4
Conseils
- Fixez la capacité de la salle avant d’envoyer les invitations : le nombre d’inscriptions détermine les chaises, les pupitres, les zones de répétition et les quantités du déjeuner.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le récapitulatif au catering au moins 3 à 5 jours avant la répétition. Les repas adaptés sont difficiles à improviser le matin même.
- Préparez les partitions en deux temps : rassemblez et copiez les exemplaires plusieurs jours avant, puis placez-les sur les pupitres avant l’accueil. Gardez quelques copies de secours sur place.
- Testez les instruments et toute l’installation audio avant l’ouverture, notamment les microphones, les pieds, les rallonges et les multiprises. Un essai de 30 minutes évite de perdre le début de la répétition.
- Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants pour ouvrir et aérer la salle, installer les tables et les chaises, préparer le café et le thé, puis organiser le buffet du déjeuner.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une répétition générale ?
- Commencez la préparation au moins 2 semaines à l’avance pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez ensuite 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe pour l’installation et les tests.
- Quand faut-il commander le catering pour une répétition générale ?
- Passez la commande 3 à 5 jours avant la répétition, après avoir recueilli les besoins alimentaires et établi la liste des présences. Prévoyez aussi les boissons, la vaisselle et les équipements pour le café et le thé.
- Combien de partitions faut-il préparer par musicien ?
- Préparez 1 exemplaire complet par musicien présent et ajoutez 2 à 5 copies de secours selon la taille du groupe. Faites les copies plusieurs jours avant afin de pouvoir corriger les parties manquantes.
- Que faut-il vérifier le matin d’une répétition générale ?
- Vérifiez les instruments, le piano, les pupitres et l’installation audio au moins 30 minutes avant l’accueil. Contrôlez aussi les rallonges, les multiprises, les microphones, les boissons et la liste des présences.
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