Proefmarkt organiseren: checklist van planning tot opruimen

Een proefmarkt staat of valt met een strakke indeling en duidelijke afspraken met verkopers. Leg eerst datum en programma vast, verzamel daarna product- en allergeneninformatie en werk de plattegrond uit. Plan proefporties per kraam, verdeel vrijwilligers en bevestig leveringstijden voordat je inkopen doet. Deze checklist helpt je bovendien om koelproducten, betaalmiddelen, bewegwijzering en serveermaterialen niet pas op de marktdag te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende verkopers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Productinformatie verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Plattegrond van markt maken
2 personen
Kramen en tafels indelen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Proefporties per kraam bepalen
3 personen
Menukaarten samenstellen
2 personen
Allergeneninformatie controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringstijden afspreken
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Inschrijvingen opnieuw controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Versproducten bestellen
2 personen
Kramen en materialen controleren
3 personen
Contant geld en betaalmiddelen regelen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
3 personen
Statafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Stroompunten en kabels aanleggen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Presentatiestands inrichten
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Proefhapjes voorbereiden
5 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Menukaarten ophangen
2 personen
Kassa en betaalpunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Laatste voorraadcontrole uitvoeren
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Proefhapjes serveren
6 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Proefporties aanvullen
4 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Allergeneninformatie beantwoorden
Voorraad per kraam registreren
2 personen
Rustige verkoopmomenten ondersteunen
2 personen
Laatste proeverijen aankondigen
Verkoop en uitgifte afsluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven voedsel koelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Kramen en decoratie afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Restanten verdelen of afvoeren
2 personen
Betaalgegevens controleren
2 personen
Verkopers informeren over afrekening
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Foto- en promotiemateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkleedensetsaantal 14
Kraamplankenaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 20
Serveerschalenaantal 30
Serveerplateausaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 12
Keukenpincettenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Kurkentrekkersaantal 6
Flesopenersaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
Inductieplatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Handmicrofoonsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kraambordenaantal 10
Menubordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8

Catering

Proefbekertjesaantal 300
Houten prikkersaantal 500
Papieren servettenaantal 600
Papieren zakjesaantal 300
Uitgiftebakjesaantal 200
Etikettenaantal 250
Markerstiftenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapieraantal 24
Papieren handdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Maak de plattegrond zodra het aantal verkopers bekend is. Reserveer per kraam ruimte voor producten, proefporties en bezoekers, en controleer of looproutes en eventuele partytenten elkaar niet blokkeren.
Vraag productinformatie, dieetwensen en allergeneninformatie uiterlijk één week voor de markt op. Zo kunnen menukaarten en kraambordjes nog worden aangepast voordat ze worden gedrukt.
Bepaal per kraam hoeveel proefporties nodig zijn en tel servies apart mee. Plan herbruikbare borden, kommen, glazen en bestek voor piekmomenten, niet alleen voor het gemiddelde bezoek.
Spreek leveringstijden voor versproducten en koelproducten af in tijdvakken van maximaal één uur. Controleer koelboxen en warmhoudbakken vóór de marktdag, zodat ontbrekende apparatuur nog vervangen kan worden.
Laat vrijwilligers minimaal 30 minuten vóór de opening aanwezig zijn. Gebruik die tijd voor naambadges, bewegwijzering, betaalmiddelen, een laatste inschrijvingscontrole en het klaarzetten van koffie- en serveermateriaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een proefmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met datum, programma en deelnemende verkopers. Plan de laatste week voor productinformatie, menukaarten, vrijwilligers en leveranciersbevestigingen.
Hoeveel proefporties moet ik per kraam rekenen?: Bepaal het aantal op basis van het verwachte bezoekersaantal en de openingstijd. Reken per bezoeker op minimaal 3 kleine proefmomenten en leg de definitieve aantallen uiterlijk 2 weken vooraf met elke verkoper vast.
Wanneer moet ik allergeneninformatie voor een proefmarkt verzamelen?: Vraag die informatie uiterlijk 2 weken vóór de markt op en controleer wijzigingen nogmaals in de laatste week. Zet de gecontroleerde informatie op menukaarten of duidelijk zichtbare kraambordjes.
Wanneer moet ik koelproducten ophalen voor een proefmarkt?: Plan het ophalen zo dicht mogelijk op de start van de markt, bij voorkeur binnen 2 uur vóór opening. Spreek vooraf een leveringstijdvak af en controleer direct of alle koelproducten en koelboxen aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.