Probemarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Probemarkt steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Verkäufern, Ständen und Küche. Lege zuerst Datum und Programm fest, sammle Produkt- und Allergeninformationen und teile anschließend Marktflächen, Tische und Helfer ein. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferzeiten, ausreichende Kühlmöglichkeiten und ein klarer Zahlungsablauf. Diese Checkliste führt dich von den ersten Anmeldungen bis zur Ausgabe der Probenportionen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmende Verkäufer kontaktieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Produktinformationen sammeln
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Marktplan erstellen
2 Personen
Stände und Tische einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
2 Personen
Probenportionen pro Stand festlegen
3 Personen
Speisekarten zusammenstellen
2 Personen
Allergeninformationen prüfen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Lieferzeiten abstimmen
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Beschilderung entwerfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anmeldungen erneut überprüfen
2 Personen
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
Frische Produkte bestellen
2 Personen
Stände und Materialien prüfen
3 Personen
Bargeld und Zahlungsmittel regeln
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte abholen
3 Personen
Stehtische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Stromanschlüsse und Kabel verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Präsentationsstände einrichten
4 Personen
Kühlboxen füllen
3 Personen
Kostproben vorbereiten
5 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Allergenkarten auslegen
2 Personen
Speisekarten aufhängen
2 Personen
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Letzte Bestandskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Verkäufer empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Kostproben servieren
6 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Verkostungsportionen auffüllen
4 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Allergeninformationen beantworten
Bestand pro Stand erfassen
2 Personen
Ruhephasen im Verkauf unterstützen
2 Personen
Letzte Verkostungen ankündigen
Verkauf und Ausgabe abschließen
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebenes Essen kühlen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Stände und Dekoration abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Restbestände verteilen oder entsorgen
2 Personen
Zahlungsdaten kontrollieren
2 Personen
Verkäufer über die Abrechnung informieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Foto- und Werbematerial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 10
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 14
StehtischeAnz. 8
StühleAnz. 60
TischdeckensetsAnz. 14
MessethekenAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 30
ServierplattenAnz. 20

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 12
KüchenpinzettenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KorkenzieherAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HandmikrofoneAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Dekoration

StandschilderAnz. 10
MenükartenAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
TischdekorationenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10
NamensschilderAnz. 80
BadgehalterAnz. 80
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 8

Catering

ProbierbecherAnz. 300
HolzpickerAnz. 500
PapierserviettenAnz. 600
PapiertütenAnz. 300
AusgabeschalenAnz. 200
EtikettenAnz. 250
PermanentmarkerAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenpapierAnz. 24
PapierhandtücherAnz. 12
ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

Hole die Produktinformationen und Allergenangaben spätestens zwei Wochen vorher ein. So lassen sich Speisekarten und Beschilderung rechtzeitig erstellen, statt Änderungen am Veranstaltungstag nachzutragen.
Plane die Probenportionen je Stand mindestens sieben Tage vorher. Bei vielen Verkäufern solltest du zusätzlich festlegen, wie Teller, Schüsseln und Servierbesteck zwischen den Stationen nachgefüllt werden.
Bestätige Lieferanten und Lieferzeiten drei bis fünf Tage vor dem Probemarkt erneut. Kühlprodukte solltest du möglichst am Veranstaltungstag abholen und bis zur Ausgabe in Kühlboxen lagern.
Teile freiwillige Helfer mit konkreten Uhrzeiten ein: Aufbau, Empfang, Nachfüllen und Abbau brauchen jeweils eine eigene Zuständigkeit. Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Beginn ein.
Prüfe Bargeld, Zahlungsmittel und Wechselgeld am Vortag. Stelle außerdem sicher, dass pro Verkaufsstand die benötigten Tische, Mehrweg-Teller, Gläser sowie Servierlöffel und -schalen vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Probemarkt organisieren?: Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und der Kontaktaufnahme zu den Verkäufern. Spätestens zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Produktdaten und Ernährungswünsche geprüft sein.
Wann müssen die Verkäufer für einen Probemarkt kontaktiert werden?: Kontaktiere mögliche Verkäufer sechs bis acht Wochen vor dem Markt und setze eine feste Anmeldefrist, zum Beispiel vier Wochen vorher. Die endgültige Stand- und Tischaufteilung sollte danach innerhalb von sieben Tagen erstellt werden.
Wie viele Probenportionen braucht man pro Stand?: Lege die Anzahl anhand der erwarteten Gäste und der Zahl der Stände fest; als praktische Planung kannst du zunächst mit einer Portion pro erwarteter Verkostung rechnen. Bestätige die genaue Menge spätestens sieben Tage vor dem Markt, damit frische Produkte bestellt werden können.
Wann sollte man Kühlung und frische Produkte organisieren?: Bestelle frische Produkte etwa drei bis fünf Tage vorher und bestätige die Lieferzeit erneut. Kühlprodukte holst du am Veranstaltungstag ab und lagerst sie bis zur Ausgabe in ausreichend vielen Kühlboxen oder anderen gekühlten Behältern.

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