Checklist pour organiser un marché sans rien oublier
Un marché réussi se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et les exposants, puis les inscriptions, les stands et les fournisseurs. Les dernières semaines servent à fixer les portions, les menus, les allergènes et les horaires de livraison. À l’approche du jour J, vérifie le mobilier, la vaisselle, les produits frais, les moyens de paiement et les rôles des bénévoles. Cette checklist rassemble les 71 tâches et les 71 éléments à prévoir pour garder une vue claire jusqu’à l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les vendeurs participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les informations produit
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Répartir les stands et les tables
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Déterminer les portions de dégustation par stand
3 personnes
Composer les menus
2 personnes
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Convenir des horaires de livraison
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Concevoir la signalétique
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Revérifier les inscriptions
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Commander des produits frais
2 personnes
Vérifier les stands et le matériel
3 personnes
Prévoir l’argent liquide et les moyens de paiement
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
3 personnes
Installer les mange-debout et les chaises
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les points d’alimentation et les câbles
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands de présentation
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer des amuse-bouches
5 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Afficher les menus
2 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle des stocks
2 personnes
Événement
Accueil des vendeurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
6 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les portions de dégustation
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux informations sur les allergènes
Enregistrer le stock par stand
2 personnes
Soutenir les moments de vente calmes
2 personnes
Annoncer les dernières dégustations
Clore les ventes et la distribution
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Refroidir les restes
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les stands et la décoration
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Répartir ou évacuer les restes
2 personnes
Vérifier les informations de paiement
2 personnes
Informer les vendeurs du règlement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Archiver les photos et le matériel promotionnel
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 10
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 14
- Tables hautesqté 8
- Chaisesqté 60
- Sets de nappesqté 14
- Planches de standqté 20
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 150
- Bols réutilisablesqté 100
- Verres réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Couteauxqté 120
- Fourchettesqté 120
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 20
- Plateaux de serviceqté 30
- Plateaux de serviceqté 20
Cuisine
- Planches à découperqté 8
- Couteaux de chefqté 8
- Saladiersqté 12
- Verres doseursqté 4
- Pincesqté 12
- Pinces de cuisineqté 6
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Thermosqté 6
- Tire-bouchonsqté 6
- Décapsuleursqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 8
- Plaques à inductionqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Microphones mainqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Caisses à monnaieqté 2
- Calculatricesqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Pilesqté 24
Décoration
- Panneaux de standqté 10
- Panneaux de menuqté 12
- Marqueurs craieqté 12
- Décorations de tableqté 20
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Badges nominatifsqté 80
- Porte-badgesqté 80
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 8
Catering
- Gobelets d’essaiqté 300
- Pics en boisqté 500
- Serviettes en papierqté 600
- Sacs en papierqté 300
- Barquettes de distributionqté 200
- Étiquettesqté 250
- Marqueursqté 20
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Sets de balaiqté 3
- Raclettes de solqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Bacs à vaisselleqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Papier toiletteqté 24
- Essuie-toutqté 12
- Gants de nettoyageqté 8
Conseils
- Fixe les portions de dégustation par stand au moins 10 jours avant le marché. Cela permet de calculer les quantités, de composer les menus et d’éviter qu’un exposant manque de produits dès la première heure.
- Demande les informations sur les allergènes avant de finaliser les menus et la signalétique. Prépare une version vérifiée pour chaque stand, plutôt que de corriger les affiches le matin même.
- Bloque les horaires de livraison par fournisseur 5 à 7 jours à l’avance. Prévois un responsable pour réceptionner les produits frais et contrôle leur arrivée avant l’installation des stands.
- Refais le point sur les inscriptions 48 heures avant l’événement. Utilise ce chiffre pour ajuster les badges nominatifs, les besoins alimentaires, les tables, les chaises et les quantités de vaisselle réutilisable.
- Prépare l’argent liquide et les moyens de paiement la veille, puis teste les machines à café, bouilloires, glacières et équipements de service. Les petits accessoires comme les tire-bouchons, décapsuleurs, pinces et louches sont souvent oubliés jusqu’au premier service.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché ?
- Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer le programme, contacter les vendeurs, traiter les inscriptions et réserver les stands, tentes, tables et autres équipements.
- Combien de temps avant un marché faut-il commander les produits frais ?
- Commande les produits frais environ 3 à 5 jours avant le marché, selon leur durée de conservation et les besoins des vendeurs. Confirme ensuite un horaire de livraison précis pour éviter les arrivées pendant l’installation.
- Comment organiser les stands d’un marché ?
- Établis le plan du marché 2 à 3 semaines avant l’événement, puis attribue chaque stand et chaque table. Laisse des passages suffisamment larges et place les tables hautes, chaises, tentes et zones de dégustation avant le déchargement.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché ?
- La veille, vérifie les inscriptions finales, les badges, la signalétique, les paiements, les produits longue conservation et tout le matériel. Contrôle aussi la vaisselle, les plateaux, les planches à découper, les couteaux et les équipements de maintien au chaud.
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