Checklist para organizar un mercado de prueba

Un mercado de prueba necesita más coordinación que una simple degustación: hay que cuadrar vendedores, productos, puestos, muestras y horarios de entrega. Empieza fijando la fecha y el programa, y cierra después las inscripciones y las preferencias dietéticas. Durante la última semana, confirma proveedores, cantidades, alérgenos, pagos y materiales. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que el montaje, la atención al público y la recogida de productos refrigerados no dependan de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a los vendedores participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recopilar la información del producto
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Crear el plano del mercado
2 personas
Distribuir los puestos y las mesas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Definir las muestras por puesto
3 personas
Preparar los menús
2 personas
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Acordar los horarios de entrega
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Diseñar la señalización
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Volver a revisar las inscripciones
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
Pedir productos frescos
2 personas
Comprobar los puestos y materiales
3 personas
Gestionar el efectivo y los medios de pago
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
3 personas
Colocar mesas altas y sillas
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Instalar puntos de corriente y cables
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de presentación
4 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Preparar bocados de prueba
5 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Realizar la última revisión de inventario
2 personas

Evento

Recibir a los vendedores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir aperitivos
6 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer las porciones de degustación
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Responder sobre información de alérgenos
Registrar el inventario por puesto
2 personas
Apoyar los momentos tranquilos de venta
2 personas
Anunciar las últimas degustaciones
Cerrar ventas y entregas
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Enfriar la comida sobrante
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar los puestos y la decoración
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Distribuir o retirar los restos
2 personas
Comprobar los datos de pago
2 personas
Informar a los vendedores sobre la liquidación
2 personas
Recoger objetos perdidos
Archivar el material fotográfico y promocional

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 10
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 14
Mesas altascant. 8
Sillascant. 60
Sets de mantelescant. 14
Tablones del puestocant. 20

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 30
Bandejas para servircant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 12
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Sacacorchoscant. 6
Abridores de botellascant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Placas de induccióncant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonos de manocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Calculadorascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Decoración

Carteles para standscant. 10
Carteles del menúcant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Decoraciones de mesacant. 20
Guirnaldascant. 10
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Carteles direccionalescant. 12
Paneles informativoscant. 8

Catering

Vasitos de degustacióncant. 300
Púas de maderacant. 500
Servilletas de papelcant. 600
Bolsas de papelcant. 300
Bandejas de serviciocant. 200
Etiquetascant. 250
Rotuladorescant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Papel higiénicocant. 24
Toallas de papelcant. 12
Guantes de limpiezacant. 8

Consejos

Cierra la lista de vendedores y participantes antes de diseñar el plano. Con el número definitivo puedes distribuir los puestos, las mesas y las carpas sin rehacer el montaje.
Pide la información de cada producto y las preferencias dietéticas con al menos 7 días de margen. Revisa los alérgenos antes de preparar los menús y la señalización.
Define por escrito qué muestra ofrece cada puesto y a qué hora entrega sus productos. Incluye una persona de contacto y un horario concreto para evitar esperas durante el montaje.
Compra los productos no perecederos varios días antes, pero recoge los refrigerados el mismo día o como máximo la tarde anterior. Comprueba que las neveras portátiles tengan capacidad suficiente antes de salir a comprar.
Asigna voluntarios a recepción, pagos, reposición y orientación, no solo al montaje. Prepara las acreditaciones, los medios de pago y la señalización antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de prueba?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, contactar con vendedores y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar proveedores, menús, alérgenos, voluntarios y materiales.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercado?: Haz una primera confirmación 7 días antes y una segunda 48 horas antes del evento. En la última llamada verifica la muestra, la hora de entrega, las necesidades de mesa y cualquier cambio en los productos.
¿Cómo calcular las muestras para cada puesto?: Calcula una muestra por participante inscrito y añade un margen del 10 al 15 % para imprevistos. Si esperas 100 personas, prepara entre 110 y 115 porciones, ajustando la cantidad a lo que ofrezca cada vendedor.
¿Cuándo comprar los productos frescos y refrigerados?: Pide los productos frescos con 2 o 3 días de antelación y recoge los refrigerados el día del mercado. Manténlos fríos hasta el montaje y comprueba las cantidades al recibirlos, antes de distribuirlos entre los puestos.

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