Wat heb je nodig voor een praktijkcongres?

Voor een praktijkcongres heb je meer nodig dan stoelen en een projector. De registratiebalie, naamkaartjes, presentaties, microfoons en catering moeten op elkaar aansluiten. Reken per deelnemer op een programmafolder, naamkaartje, schrijfmateriaal, koffie en water; bestel voor sprekers bovendien een aparte plek en technische controle. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je moet kopen of meenemen en waar aantallen snel te laag worden ingeschat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratiebalieaantal 2
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Laserpointeraantal 2
Klikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Buffetkommenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 110
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Achterwanddoek

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Sojamelk - 3 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Mineraalwater plat - 60 flessen
- Mineraalwater bruisend - 36 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Jus d'orange - 10 liter
- Gemberbier - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 96 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Roomboter - 1 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 1 kilo
- Geitenkaas - 750 gram
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilo
- Rauwe ham - 1 kilo
- Gerookte zalm - 750 gram
- Eiersalade - 1 kilo
- Jam - 4 potten
- Honing - 2 potten
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini-broodjes - 180 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Vegan broodjes - 24 stuks
- Wraps - 60 stuks
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Mandarijnen - 6 kilo
- Aardbeien - 3 kilo
- Notenmix - 2 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Olijven - 2 kilo
- Zongedroogde tomaten - 1 kilo
- Mini-augurken - 2 potten
- Stokbroodcrackers - 8 pakken
- Pesto - 4 potten
- Tapenade - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 150 gram
- Servetten - 500 stuks
- Papieren koffiefilters - 2 pakken
- Roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 4 pakken
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectans - 6 flessen
- Zakdoekjes - 12 dozen

Tips

Zet bij de registratiebalie minimaal één stoel, een stapel naamkaartjes en extra printmateriaal klaar. Neem ongeveer 5% extra naamkaartjes mee voor late aanmeldingen of typefouten.
Plan per spreker minstens 10 minuten voor het controleren van de presentatie, HDMI-adapter en klikker. Neem minstens één reservekabel en één reserve-adapter mee; die worden vaak vergeten.
Bestel voor een koffiepauze per persoon één kopje plus ongeveer 10% extra, en zet koffie in meerdere thermoskannen klaar. Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon, inclusief water.
Tel stoelen en servies op basis van het definitieve deelnemersaantal, maar voeg voor servies ongeveer 10% reserve toe. Houd dieetmaaltijden apart van de algemene catering en label ze duidelijk.
Test microfoons, speakers, projector en laptop vóór binnenkomst van de deelnemers. Leg presentaties op twee plekken vast en laad powerbanks vooraf op, zodat een lege laptop of telefoon het programma niet stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een praktijkcongres?: Voor een congres met vaste zitplaatsen heb je één stoel per deelnemer, spreker en medewerker nodig. Tel daar 5% reserve bij op; bij 100 verwachte aanwezigen zijn dat 105 stoelen.
Hoeveel koffie en water moet ik bestellen voor een congres?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon, waaronder koffie, thee of water. Voor 100 deelnemers betekent dat 200 tot 300 drankjes; bestel daarnaast ongeveer 10% extra kopjes en glazen.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een praktijkcongres?: Gebruik minimaal één microfoon voor de spreker en een tweede voor vragen uit de zaal als die worden gesteld. Bij een panel met drie sprekers heb je doorgaans vier microfoons nodig: drie voor het panel en één voor de moderator.
Wanneer moet ik de techniek voor een praktijkcongres testen?: Test projector, laptop, kabels, adapters, microfoons en speakers uiterlijk één uur vóór de start. Controleer presentaties bovendien de dag ervoor en bewaar een back-up op een tweede apparaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.