La liste de courses pour organiser un congrès pratique

Pour un congrès pratique, les achats ne se limitent pas au café et aux repas. Il faut prévoir l’accueil, l’installation de la salle, les présentations et les solutions de secours pour la technique. Basez les quantités sur le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants et les imprévus. Cette liste vous aide à vérifier le mobilier, le matériel audiovisuel et la vaisselle avant le jour du congrès.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 110
Comptoir d'inscriptionqté 2
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Clic-clacqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Saladiers pour buffetqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 110
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Bâche de fond

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait de soja - 3 litres
- Citrons - 2 kilo
- Eau minérale plate - 60 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d'orange - 10 litres
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Fromage de chèvre - 750 grammes
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Jambon cru - 1 kilo
- Saumon fumé - 750 grammes
- Salade de œufs - 1 kilo
- Confiture - 4 pots
- Miel - 2 pots
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Sandwichs vegan - 24 pièces
- Wraps - 60 pièces
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Mandarines - 6 kilo
- Fraises - 3 kilos
- Mélange de noix - 2 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Olives - 2 kilos
- Tomates séchées au soleil - 1 kilo
- Cornichons cocktail - 2 pots
- Crackers baguette - 8 paquets
- Pesto - 4 pots
- Tapenade - 4 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d’ail - 150 gram
- Serviettes - 500 pièces
- Filtres à café en papier - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Mouchoirs - 12 boîtes

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un programme imprimé par participant, plus 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les erreurs d’impression.
Pour l’accueil, installez un comptoir d’inscription et prévoyez au moins une chaise par personne chargée de l’émargement. Gardez les badges classés par ordre alphabétique pour réduire l’attente.
Comptez au minimum un verre à eau par participant et par service, avec une réserve de 10 %. Pour le café, prévoyez plusieurs thermos ou pichets afin d’éviter une file unique pendant la pause.
Testez le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Prenez les adaptateurs HDMI nécessaires et sauvegardez les présentations sur deux supports.
Ajoutez des rallonges, des multiprises et des batteries externes avant l’installation de la salle. Ces articles sont souvent oubliés alors qu’ils peuvent bloquer une présentation ou empêcher les participants de recharger leur téléphone.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès ?: Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par service, avec une marge de 10 %. Si un repas comprend du vin, ajoutez un verre à vin par personne et prévoyez quelques exemplaires supplémentaires.
Quel matériel acheter pour les présentations d’un congrès ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, les adaptateurs correspondants, un pointeur laser et une solution de sauvegarde des fichiers. Testez tout le matériel au moins 60 minutes avant le début.
Combien de chaises faut-il pour un congrès pratique ?: Prévoyez une chaise par participant assis, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve si la salle le permet. Comptez séparément les chaises des intervenants et celles nécessaires à l’accueil.
Quand commander le catering et la pause café ?: Confirmez le catering au moins 10 à 14 jours avant le congrès, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Vérifiez les quantités finales 3 à 5 jours avant l’événement, notamment pour les repas adaptés.

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