Qué necesitas para un congreso práctico

Para un congreso práctico necesitas comprar o reservar mucho más que sillas y un proyector. La recepción, las presentaciones y las pausas de café requieren materiales y equipos que suelen olvidarse hasta el último momento. Calcula las cantidades según el número de participantes, ponentes y turnos del programa. Esta lista reúne el material necesario para preparar la sala, recibir al público y mantener el congreso en marcha.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 110
Mostrador de registrocant. 2
Mesa del escenario
Sillas para ponentescant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Puntero lásercant. 2
Pulsadorcant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Cuencoscant. 20
Cuencos para buffetcant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Portanombrescant. 110
Números de mesacant. 12
Arreglos floralescant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 8
Lienzo de fondo

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche de soja - 3 litros
- Limones - 2 kilos
- Agua mineral sin gas - 60 botellas
- Agua mineral con gas - 36 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Jus d'orange - 10 litros
- Ginger beer - 6 botellas
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1 kilo
- Queso de cabra - 750 gram
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Jamón crudo - 1 kilo
- Salmón ahumado - 750 gramos
- Ensalada de huevo - 1 kilo
- Mermelada - 4 tarros
- Miel - 2 tarros
- Barras de pan - 20 unidades
- Mini bollos - 180 unidades
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Bocadillos veganos - 24 unidades
- Wraps - 60 unidades
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilo
- Rúcula - 1 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Mandarinas - 6 kilos
- Fresas - 3 kilos
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Aceitunas - 2 kilos
- Tomates secos al sol - 1 kilo
- Mini pepinillos - 2 tarros
- Crackers de pan baguette - 8 paquetes
- Pesto - 4 frascos
- Tapenade - 4 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 150 gramos
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de papel para café - 2 paquetes
- Palitos para remover - 300 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Pañuelos de papel - 12 cajas

Consejos

Calcula una silla por participante y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva; para 80 asistentes, prepara entre 84 y 88 sillas. Incluye también sillas separadas para los ponentes.
Prepara una acreditación y una tarjeta identificativa por persona inscrita, más un 10 % adicional para cambios de última hora. Ten las etiquetas ordenadas antes de abrir el mostrador de registro.
Para las presentaciones, lleva al menos un portátil, un proyector, una pantalla, dos cables HDMI, adaptadores compatibles y un alargador con regleta. Guarda una copia de seguridad de todos los archivos en una segunda memoria o equipo.
Calcula dos vasos de agua por persona durante la jornada y una taza por cada servicio de café; añade un 10 % de vajilla para roturas o reposición. Si se sirve vino, cuenta una copa por comensal y reserva más para quienes repitan.
No dejes la técnica para el día del congreso: prueba micrófonos, altavoces, puntero y pulsador como mínimo 24 horas antes. Lleva baterías externas y pilas de repuesto para evitar interrupciones durante las ponencias.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso de 100 personas?: Prepara 100 sillas para los participantes y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva: en total, entre 105 y 110 sillas. Si los ponentes se sientan en el escenario, calcula además sus sillas específicas.
¿Cuánto café y agua se calcula por asistente?: Para una jornada con una pausa de café, calcula una taza de café por persona y al menos dos vasos de agua por asistente. Añade un 10 % de margen, especialmente si el programa dura más de cuatro horas.
¿Cuándo hay que pedir la comida para dietas especiales?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma los menús con el catering al menos 7 días antes. Guarda una lista separada para entregar cada comida especial a la persona correcta.
¿Qué equipo audiovisual hace falta para las presentaciones?: Como base, necesitas un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI, adaptadores, alargadores y regletas. Para las intervenciones, añade micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, un puntero láser y un pulsador; prueba todo 24 horas antes.

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