Checklist voor een goed georganiseerd poppentheater

Een poppentheater vraagt meer voorbereiding dan alleen een voorstelling en een zaal reserveren. Je legt eerst datum, zaal, voorstelling en tijden vast, en regelt daarna spelers, techniek, bezoekers en catering. In de laatste week controleer je decor, poppen, rekwisieten, stroom en stoelindeling. Op de dag zelf draait alles om een korte, duidelijke opbouw: zaal openen, techniek testen en het poppentheater op tijd speelklaar maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal bevestigen
Voorstelling en tijden vastleggen
2 personen
Poppenspelers contracteren
Technische wensen verzamelen
2 personen
Vergunningen en verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Reserveringen maken
Programma en routebord maken
Techniek en stroomplan maken
2 personen
Decor en poppen controleren
2 personen
Stoelindeling bepalen
2 personen
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar de zaal brengen
3 personen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Poppentheater opbouwen
4 personen
Decor en rekwisieten plaatsen
3 personen
Licht en geluid aansluiten
2 personen
Technische repetitie uitvoeren
4 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Eerste voorstelling begeleiden
4 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Avondpubliek ontvangen
3 personen
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen

Nazorg

Poppentheater afbreken
4 personen
Decor en poppen inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Poppentheaterkast
LED-theaterlampenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 3
Zaklampenaantal 3

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Decorstukkenaantal 8
Handpoppenaantal 12
Rekwisietenaantal 15
Slingersaantal 6
Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen minimaal 2 weken vooraf vast. Controleer of de zaal genoeg stopcontacten heeft voor LED-theaterlampen, luidsprekers, mengpaneel en laptop; neem verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor aanvang. Zet eerst tafels en stoelen, bouw daarna de poppentheaterkast op en plaats pas vervolgens achtergronddoeken, decorstukken, handpoppen en rekwisieten.
Test microfoons en geluid met de zaal gevuld zoals tijdens de voorstelling. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers en mengpaneel uiterlijk 30 minuten voor binnenkomst van de bezoekers.
Werk de bezoekerslijst tot de dag ervoor bij en verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Zo kun je catering, koffie, hapjes, bekers, borden en bestek nog tijdig aanpassen.
Regel een aparte plek voor garderobe en afval voordat de deuren opengaan. Zet garderoberekken of kledingrekken, afvalbakken en programmastandaards klaar en wijs minstens 1 vrijwilliger aan voor ontvangst en routing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poppentheater organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal, voorstelling en tijden. Contracteer de poppenspelers en verzamel technische wensen uiterlijk 4 weken voor de voorstelling.
Hoeveel tijd heb je nodig om een poppentheater op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, poppentheaterkast, decor en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige licht- en geluidstest.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een poppentheater versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het evenement, zodat je bezoekerslijst, dieetwensen en catering kunt afronden.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een poppentheatervoorstelling?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en houd 5 tot 10 procent extra ruimte aan voor late aanmeldingen of begeleiders. Bepaal vooraf een vrije doorgang naar de uitgang en naar het poppentheater.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.