Popfestival organiseren: checklist en planning
Een popfestival organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum en locatie vast, regel daarna vergunningen, artiesten, techniek, veiligheid en toiletten voordat je tickets opent. In de laatste weken verschuift de aandacht naar vrijwilligers, vervoer, catering, leveringen en het draaiboek. Deze checklist helpt je om onderdelen zoals podium, PA-installatie, verlichting, afzethekken en herbruikbare bekers niet pas tijdens de opbouw te missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Artiesten boeken
3 personen
Geluidsleverancier boeken
2 personen
Lichtleverancier boeken
2 personen
Beveiliging reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
EHBO-team reserveren
Catering reserveren
2 personen
Festivalverzekering afsluiten
Artiestencontracten controleren
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Artiëntenvervoer regelen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek printen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
4 personen
Leveringen controleren
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Podium laten opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
Lichtinstallatie aansluiten
4 personen
Stroomvoorziening testen
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Bars inrichten
5 personen
Foodstands inrichten
5 personen
Koelingen vullen
4 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Wegwijzers plaatsen
3 personen
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
Kassa's testen
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Artiëntenruimtes inrichten
3 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Lichtshow testen
4 personen
Briefing beveiliging geven
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Event
Publieksentree openen
6 personen
Tickets controleren
6 personen
Polsbandjes uitdelen
4 personen
Openingsact begeleiden
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Dranken serveren
8 personen
Eten uitgeven
8 personen
Dranken bijvullen
4 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksstromen controleren
4 personen
Optredens ombouwen
5 personen
Presentator ondersteunen
2 personen
Fotopunt bemannen
2 personen
Eindoptreden begeleiden
4 personen
Publiek gefaseerd laten vertrekken
6 personen
Kassa's afsluiten
3 personen
Muziek en licht uitschakelen
4 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Terrein afsluiten
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
6 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Bars schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Koelingen legen
3 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Podium laten afbreken
6 personen
Geluid en licht laten ophalen
4 personen
Materialen inventariseren
3 personen
Geleende spullen retourneren
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
Locatie opleveren
3 personen
Artiestenfacturen verwerken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 20
- Biertafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Barrenaantal 3
- Podium
- Artiestentafelsaantal 8
- Artiestestoelenaantal 24
- Kledingrekkenaantal 4
- Afzethekkenaantal 30
- Partytentenaantal 6
Apparatuur
- PA-installatie
- Mengtafel
- Podiumluidsprekersaantal 4
- Monitorluidsprekersaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 6
- Instrumentkabelsaantal 20
- Stroomhaspelsaantal 10
- Verdeelstekkersaantal 20
- Reservebatterijenaantal 24
- Pinapparatenaantal 4
- Kassakistenaantal 4
- Barcode scannersaantal 2
- Portofoonsaantal 12
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Snoerlampenaantal 8
- Zaklampenaantal 10
- Noodverlichtingaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 20
Keuken
- Koelkastenaantal 4
- Koelboxenaantal 8
- IJscontainersaantal 6
- Snijplankenaantal 8
- Koksmesjesaantal 8
- Tangenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkokersaantal 3
- Handwasbakkenaantal 4
Decoratie
- Festivalvlaggenaantal 20
- Podiumdoekenaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
- Tafelkledenaantal 20
- Polsbandjesaantal 1200
- Lanyardsaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 30
- Afvalcontainersaantal 6
- Bezemsetsaantal 6
- Vloertrekkersaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Toiletborstelsaantal 6
- Poetsdoekenaantal 30
- Recyclingbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal enkele maanden vooraf met de datum, locatie en vergunningen. Artiesten, geluids- en lichtleverancier, beveiliging, EHBO en toiletten kunnen pas definitief worden ingepland als capaciteit en terreinindeling duidelijk zijn.
- Open de ticketverkoop pas nadat de belangrijkste contracten en capaciteit zijn gecontroleerd. Leg per artiest de speeltijd, technische eisen, vervoer en contactpersoon vast; een ontbrekende rider komt vaak pas vlak voor het festival aan het licht.
- Maak een terreinplan met looproutes, podium, barren, toiletten, EHBO, afzethekken en nooduitgangen. Controleer ook waar stroomhaspels, verdeelstekkers en noodverlichting veilig kunnen worden geplaatst.
- Plan vrijwilligers in blokken van enkele uren en wijs per zone één aanspreekpunt aan. Reserveer aparte mensen voor ontvangst, backstage, publieksbegeleiding en opruimen; alleen een algemene vrijwilligerslijst is op de festivaldag te weinig.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal wie beslist over partytenten, kleding, kabelbescherming en aanpassingen op het terrein. Print het draaiboek en bewaar een actuele versie bij de productie, beveiliging en EHBO.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een popfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Plan de technische leveranciers, beveiliging, EHBO en toiletten uiterlijk 8 tot 12 weken voor de festivaldatum.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een popfestival aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf. Controleer de lokale termijn, want behandeling kan langer duren als je geluidsplan, veiligheidsplan of terreinindeling moet worden aangevuld.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een popfestival?
- Maak eerst een bezetting per taak en tijdsblok: entree, publieksbegeleiding, backstage, catering, terrein en opruimen. Plan per post minimaal één persoon per dienst en houd daarnaast een kleine reserve achter de hand voor pauzes en uitval.
- Wanneer controleer ik de spullen voor de festivalopbouw?
- Controleer leveringen en aantallen uiterlijk één dag voor de opbouw en controleer techniek opnieuw bij aankomst. Test PA-installatie, mengtafel, microfoons, kabels, verlichting en stroom vóór de soundcheck, niet pas wanneer het publiek binnenkomt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!