Checklist para organizar un festival de pop

Organizar un festival de pop requiere coordinar artistas, público, proveedores y equipos técnicos en un mismo calendario. Empieza fijando la fecha y reservando el recinto; después tramita permisos, seguro y contratos antes de abrir la venta de entradas. En las semanas previas tendrás que cerrar sonido, iluminación, aseos, seguridad, catering, transporte y voluntariado. Esta checklist reúne 79 tareas y 63 materiales para que puedas avanzar por orden y llegar al montaje con cada responsable confirmado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Contratar artistas
3 personas
Contratar proveedor de sonido
2 personas
Reservar proveedor de iluminación
2 personas
Reservar seguridad
2 personas
Reservar los aseos
Reservar el equipo de primeros auxilios
Reservar el catering
2 personas
Contratar seguro para el festival
Comprobar los contratos de los artistas
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Organizar el transporte de los artistas
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
4 personas
Comprobar las entregas
3 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Encargar el montaje del escenario
6 personas
Conectar el equipo de sonido
4 personas
Conectar la instalación de luces
4 personas
Probar el suministro eléctrico
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar los bares
5 personas
Montar los puestos de comida
5 personas
Rellenar las neveras
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar señalizadores
3 personas
Preparar las pulseras
2 personas
Probar las cajas registradoras
3 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar los espacios para artistas
3 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Probar el espectáculo de luces
4 personas
Dar la briefing a seguridad
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir la entrada del público
6 personas
Comprobar las entradas
6 personas
Repartir pulseras
4 personas
Guiar el acto inaugural
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Servir las bebidas
8 personas
Servir la comida
8 personas
Rellenar las bebidas
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Controlar el flujo de público
4 personas
Montar y desmontar las actuaciones
5 personas
Apoyar al presentador
2 personas
Atender el punto fotográfico
2 personas
Acompañar la actuación final
4 personas
Despedir al público por fases
6 personas
Cerrar las cajas
3 personas
Apagar la música y las luces
4 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
6 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Limpiar los bares
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Vaciar los refrigeradores
3 personas
Retirar la decoración
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Desmontar el escenario
6 personas
Recoger el equipo de sonido e iluminación
4 personas
Inventariar materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Clasificar los objetos perdidos
2 personas
Entregar la ubicación
3 personas
Gestionar las facturas de los artistas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 20
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Barrascant. 3
Escenario
Mesas para artistascant. 8
Sillas para artistascant. 24
Percheroscant. 4
Vallas de separacióncant. 30
Carpas de fiestacant. 6

Equipo

Instalación de PA
Mesa de mezclas
Altavoces del escenariocant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 6
Cables de instrumentoscant. 20
Enrollacablescant. 10
Regletascant. 20
Baterías de repuestocant. 24
Datáfonoscant. 4
Cajas de cajacant. 4
Escáneres de códigos de barrascant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternascant. 10
Iluminación de emergenciacant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 20

Cocina

Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 6
Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Pinzascant. 12
Cucharonescant. 12
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Lavabos portátiles para manoscant. 4

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Mantelescant. 20
Pulserascant. 1200
Lanyardscant. 100

Limpieza

Papeleracant. 30
Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 6
Limpiacristalescant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Contenedores de reciclajecant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto, los permisos y el seguro antes de anunciar las entradas. Reserva al menos 8 semanas para recibir autorizaciones y corregir requisitos del lugar.
Confirma a cada artista por escrito y comprueba los contratos antes de publicar el cartel. Pide con 4 semanas de antelación los horarios, necesidades técnicas y transporte de cada actuación.
No dejes sonido, iluminación y escenario para la última semana. Programa una revisión técnica 2 o 3 días antes y comprueba PA, mesa de mezclas, monitores, micrófonos, cables y alimentación eléctrica.
Calcula el servicio para el aforo previsto y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Confirma catering, vasos reutilizables, platos y cubiertos al menos 7 días antes; revisa las entregas el día anterior.
Imprime el plan de trabajo y asigna a cada voluntario una zona y un horario concreto. Haz una reunión de 30 minutos antes de abrir puertas para repasar accesos, vallas, iluminación de emergencia, primeros auxilios y el cierre del recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de pop?: Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá artistas contratados, venta de entradas y permisos. Reserva el recinto y solicita las autorizaciones durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo se deben contratar los artistas y el sonido?: Contrata a los artistas y al proveedor de sonido al menos 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para revisar contratos, necesidades técnicas y horarios de transporte.
¿Cuándo abrir la venta de entradas para un festival?: Abre la venta cuando estén confirmados el recinto, los permisos principales, el seguro y el cartel inicial. Como referencia, suele hacerse entre 6 y 8 semanas antes del festival.
¿Qué hay que revisar el día antes del festival?: Comprueba las entregas, el pronóstico del tiempo, el montaje del escenario, las vallas, los aseos y el material de primeros auxilios. También conviene dejar impreso el plan de trabajo y confirmar por teléfono a proveedores y responsables.

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