Popfestival organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Location mindestens sechs Monate vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Fläche, sondern auch Stromanschlüsse, Zufahrten für Lieferungen, Bühnenplatz und Bereiche für Künstler, Catering und Erste Hilfe.
• Beantrage Genehmigungen und schließe die Festivalversicherung spätestens drei Monate vor dem Termin ab. Warte nicht auf die endgültige Künstlerliste: Sicherheitsauflagen und Fristen können die gesamte Planung beeinflussen.
• Buche Ton, Licht, Sicherheit, Toiletten und das Erste-Hilfe-Team frühzeitig und bestätige alle Dienstleister vier Wochen vorher schriftlich. Kläre dabei Aufbauzeiten, benötigte Stromkreise und wer am Veranstaltungstag Entscheidungen trifft.
• Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Einlassablauf und Sicherheitskonzept feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens zwei Wochen vor dem Festival und gib die endgültige Anzahl der Cateringportionen an den Anbieter weiter.
• Plane den Aufbau mindestens einen Tag vor dem Einlass, wenn Bühne, PA-Anlage und Lichttechnik vor Ort geprüft werden müssen. Kontrolliere Lieferungen anhand einer Liste und halte mit Kabeltrommeln, Ersatzbatterien, Taschenlampen und Notbeleuchtung Reserven bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Popfestival organisieren?

Für ein kleines Popfestival solltest du mindestens sechs Monate Vorlauf einplanen. Genehmigungen, Location, Künstler, Technik und Sicherheitsdienst werden idealerweise drei bis sechs Monate vorher verbindlich gebucht.

Was braucht man für ein Popfestival?

Neben Bühne, PA-Anlage, Mischpult, Mikrofonen und Licht brauchst du unter anderem Absperrgitter, Toiletten, Erste Hilfe, Sicherheit, Catering und Notbeleuchtung. Plane außerdem mindestens einen verantwortlichen Ansprechpartner pro Bereich und genügend Helfer für Einlass, Backstage und Abbau ein.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Popfestival starten?

Starte den Ticketverkauf, sobald Location, Kapazität, Sicherheitsvorgaben und die wichtigsten Künstler bestätigt sind, meist acht bis zwölf Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und Ernährungswünsche zu erfassen.

Wie viele Helfer braucht ein Popfestival?

Die Zahl hängt von Besucherzahl und Gelände ab, aber plane nicht nur Einlasshelfer ein. Teile mindestens vier Wochen vorher Teams für Einlass, Künstlerbetreuung, Technikunterstützung, Catering, Sicherheit und Abbau ein und bestimme für jedes Team eine Leitung.

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