Checklist pour organiser un festival pop

Un festival pop demande de coordonner le lieu, les artistes, la technique, le public et les équipes le même jour. Commence par fixer la date et réserver le site, puis avance vers les autorisations, les contrats et les prestataires. Les besoins souvent oubliés sont la sécurité, les toilettes, les premiers secours, le transport des artistes et l’éclairage de secours. Cette checklist de 79 tâches et 63 fournitures t’aide à suivre chaque étape sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Réserver des artistes
3 personnes
Réserver le prestataire son
2 personnes
Réserver le prestataire lumière
2 personnes
Réserver la sécurité
2 personnes
Réserver les toilettes
Réserver l'équipe de premiers secours
Réserver le catering
2 personnes
Souscrire l’assurance du festival
Vérifier les contrats des artistes
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Organiser le transport des artistes
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
4 personnes
Vérifier les livraisons
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Faire monter la scène
6 personnes
Raccorder la sonorisation
4 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
4 personnes
Tester l’alimentation électrique
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager les bars
5 personnes
Aménager les stands de restauration
5 personnes
Remplir les réfrigérateurs
4 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Installer des panneaux directionnels
3 personnes
Préparer les bracelets
2 personnes
Tester les caisses
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Aménager les loges des artistes
3 personnes
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
Tester le show lumière
4 personnes
Donner le briefing à la sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
6 personnes
Vérifier les billets
6 personnes
Distribuer les bracelets
4 personnes
Accompagner le numéro d’ouverture
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Servir les boissons
8 personnes
Distribuer la nourriture
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les flux de public
4 personnes
Adapter les spectacles
5 personnes
Assister l'animateur
2 personnes
Tenir le stand photo
2 personnes
Animer la prestation de clôture
4 personnes
Faire sortir le public par vagues
6 personnes
Fermer les caisses
3 personnes
Couper la musique et l’éclairage
4 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Fermer le site
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
6 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Nettoyer les bars
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Vider les réfrigérateurs
3 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Faire démonter la scène
6 personnes
Faire récupérer le son et la lumière
4 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Trier les objets trouvés
2 personnes
Remettre le lieu en état
3 personnes
Traiter les factures des artistes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 20
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Barsqté 3
Scène
Tables des artistesqté 8
Chaises d'artistesqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 30
Tentes de réceptionqté 6

Équipement

Installation de sonorisation
Table de mixage
Enceintes de scèneqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 6
Câbles d'instrumentsqté 20
Enrouleurs électriquesqté 10
Multiprisesqté 20
Piles de rechangeqté 24
Terminaux de paiementqté 4
Caisses de caisseqté 4
Scanners de codes-barresqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de pocheqté 10
Éclairage de secoursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Pincesqté 12
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Lavabos pour les mainsqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 20
Braceletsqté 1200
Lanyardsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 30
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Bacs de recyclageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et les principaux prestataires plusieurs mois avant la date : sonorisation, éclairage, sécurité, toilettes, premiers secours et catering doivent être disponibles avant d’ouvrir la billetterie.
Demande les autorisations et souscris l’assurance avant de communiquer largement sur l’événement. Garde les contrats des artistes et des prestataires dans un même dossier, avec les horaires d’arrivée et les besoins techniques.
Prépare un planning minute par minute pour le montage de la scène, les balances, l’ouverture des portes et les changements d’artistes. Imprime plusieurs exemplaires du déroulé pour les responsables et les bénévoles.
Vérifie les besoins alimentaires des artistes et de l’équipe au moment des inscriptions, puis confirme le transport des artistes au moins 7 jours avant le festival. Un retard de navette peut décaler toute la programmation.
Contrôle les livraisons et le balisage du site la veille ou dès le début du montage. Teste les câbles, multiprises, enrouleurs, microphones, projecteurs LED et l’éclairage de secours avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival pop ?: Prévois idéalement 6 à 12 mois pour réserver le lieu, les artistes et les prestataires. Les autorisations, l’assurance et la sécurité doivent être confirmées avant l’ouverture de la billetterie, généralement plusieurs mois avant l’événement.
Quand réserver les artistes et la sonorisation pour un festival pop ?: Réserve les artistes, le prestataire son et le prestataire lumière dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 6 mois à l’avance. Vérifie ensuite les contrats et les besoins techniques au moins 4 semaines avant le festival.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un festival pop ?: Réserve une équipe de sécurité, des barrières de sécurité et une équipe de premiers secours. Confirme les effectifs et leur positionnement au minimum 4 semaines avant l’ouverture, puis vérifie le balisage du site pendant le montage.
Quand ouvrir la billetterie d’un festival pop ?: Ouvre la billetterie lorsque la date, le lieu et les principales informations de programmation sont confirmés. Prévois ensuite un suivi hebdomadaire des inscriptions et recueille les besoins alimentaires avant la dernière semaine.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.