Popconcert organiseren: checklist en planning

Een popconcert organiseren begint niet met het podium, maar met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Daarna leg je techniek, beveiliging, catering en bezoekerscommunicatie vast. In de laatste week controleer je riders, dieetwensen, vervoer, programma en polsbandjes. Op de dag zelf werk je van locatie-inspectie naar podium, geluid, licht, stroom en publieksvoorzieningen. Deze checklist helpt je de 59 taken in de juiste volgorde af te werken en de 44 benodigde spullen op tijd beschikbaar te hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vergunningen controleren
Artiesten bevestigen
Optredens inplannen
2 personen
Technische rider controleren
2 personen
Techniek reserveren
Catering reserveren
Beveiliging reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Artiestenvervoer regelen
Cateringmenu samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Programma afdrukken
Weersverwachting controleren
Locatie inspecteren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Kabels afdekken
2 personen
Bar en buffetten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Publieksingang inrichten
3 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen

Event

Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Lichtcheck uitvoeren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets en polsbandjes controleren
4 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
Artiesten aankondigen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Publiek en backstage controleren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eindprogramma afsluiten
2 personen
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

Podium en techniek afbouwen
5 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Podium

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Achterdoek

Meubilair

Statafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Podiummonitorsaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Muziekinstrumentkabelsaantal 12
Hoofdtelefoonsaantal 4
Laptop
Koelboxenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Werklampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 12
Verlenghaspelsaantal 8
Kabelbruggenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Gehoorbeschermingaantal 300
Dranghekkenaantal 20

Decoratie

Podiumbanner
Feestvlaggenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Programmapostersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de technische rider zodra de artiesten bevestigd zijn. Reserveer daarna pas de juiste PA-speakers, podiummonitors, mengtafel, microfoons, DI-boxen en kabels; afwijkingen ontdek je anders vaak pas bij de soundcheck.
Plan de opbouw in vaste blokken: eerst podiumdelen en trap, daarna geluidsinstallatie, licht en stroom. Houd kabelbruggen, verlenghaspels en werklampen apart klaar, zodat de techniekploeg niet op publiek licht hoeft te werken.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen voor het concert. Vermeld daarin aanvangstijd, programma, bereikbaarheid, garderobe, betaalmogelijkheden en wat bezoekers met dieetwensen of een speciale behoefte moeten doorgeven.
Maak polsbandjes, programma’s en portofoons vóór de opbouw compleet en sorteer ze per functie. Leg ook betaalterminals en herbruikbare bekers klaar; deze kleine materialen worden bij de laatste briefing vaak vergeten.
Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf, ook bij een binnenlocatie. Regen kan invloed hebben op artiestenvervoer, laden en lossen, kabels, garderoberekken en de route van bezoekers naar de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een popconcert organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, datum en artiesten. Vergunningen, techniek, beveiliging en catering leg je daarna zo vroeg mogelijk vast; in de laatste 2 weken verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en bezoekersinformatie.
Wanneer moet ik de techniek voor een popconcert reserveren?: Reserveer de techniek direct nadat je de technische rider hebt gecontroleerd, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het concert. Plan de podium-, geluids- en lichtopbouw op de dag zelf ruim vóór de deuren openen, zodat er tijd is voor aansluiten en testen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een popconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Stem de inkoop af op de concertduur, het weer en of er ook catering of een pauzemoment is.
Wanneer verstuur ik bezoekersinformatie voor een popconcert?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Verwerk aanvangstijd, programma, route, betaalmogelijkheden, garderobe en eventuele instructies over polsbandjes of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.