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Checklist pour organiser un concert pop

Un concert pop se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les artistes, la technique et l’accueil du public. Cette checklist regroupe les 59 tâches du projet, des premières confirmations au démontage. Elle couvre aussi les points souvent oubliés, comme la fiche technique, le transport des artistes, les besoins alimentaires et la protection des câbles. Utilise-la pour répartir les responsabilités et vérifier l’avancement semaine après semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer le lieu et la date

  • Vérifier les autorisations

  • Confirmer les artistes

  • Planifier les spectacles

    2 personnes

  • Vérifier la fiche technique

    2 personnes

  • Réserver la technique

  • Réserver le catering

  • Réserver la sécurité

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux visiteurs

  • Organiser le transport des artistes

  • Composer le menu traiteur

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Trier les bracelets

    2 personnes

  • Imprimer le programme

  • Vérifier les prévisions météo

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    4 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Brancher l’électricité

    2 personnes

  • Couvrir les câbles

    2 personnes

  • Installer le bar et les buffets

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Aménager l’entrée du public

    3 personnes

  • Aménager la loge des artistes

    2 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

Événement

  • Effectuer la vérification du son

    4 personnes

  • Effectuer le contrôle de l'éclairage

    3 personnes

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Accueillir le public

    4 personnes

  • Vérifier les billets et les bracelets

    4 personnes

  • Tenir le vestiaire

    2 personnes

  • Encadrer le programme de scène

    2 personnes

  • Annoncer les artistes

  • Servir les boissons

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    2 personnes

  • Contrôler le public et les coulisses

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Clôturer le programme final

    2 personnes

  • Faire quitter le public en toute sécurité

    4 personnes

Suivi

  • Démonter la scène et le matériel technique

    5 personnes

  • Démonter le mobilier

    4 personnes

  • Réfrigérer les restes

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Évacuer les déchets

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Compter le stock

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    3 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Scène

  • Éléments de podiumqté 12
  • Escalier de podiumqté 2
  • Fond de scène

Mobilier

  • Tables hautesqté 12
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables de bièreqté 8
  • Portantsqté 4

Équipement

  • Haut-parleurs PAqté 4
  • Retours de scèneqté 4
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 8
  • Pieds de microqté 8
  • Boîtiers DIqté 4
  • Câbles d'instruments de musiqueqté 12
  • Casques audioqté 4
  • Ordinateur portable
  • Glacièresqté 8
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

  • Projecteurs de scène LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Contrôleur d'éclairage
  • Lampes de chantierqté 6
  • Éclairage d’ambianceqté 12
  • Rallonges électriquesqté 8
  • Passages de câblesqté 10

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 500
  • Verres à vinqté 100
  • Assiettesqté 300
  • Couvertsqté 300
  • Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Cuillères de serviceqté 12
  • Thermosqté 6

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Extincteursqté 4
  • Protection auditiveqté 300
  • Barrières de fouleqté 20

Décoration

  • Bannière de scène
  • Fanions de fêteqté 10
  • Ballonsqté 100
  • Affiches du programmeqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par confirmer le lieu, la date et les autorisations avant de réserver la technique ou d’envoyer les invitations. Sans ces validations, le programme et les inscriptions peuvent devoir être refaits.
  • Demande la fiche technique de chaque artiste au plus tard 4 semaines avant le concert. Elle permet de réserver le bon nombre de microphones, retours de scène, boîtiers DI, câbles et canaux sur la table de mixage.
  • Prévois un planning de montage avec au moins 3 heures pour installer la scène, le système de sonorisation, l’éclairage et les branchements électriques. Fais inspecter le lieu avant l’ouverture et couvre tous les câbles accessibles au public.
  • Clôture les inscriptions et recueille les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai laisse au traiteur le temps d’adapter le menu et de préparer les quantités de vaisselle, de boissons et de glace.
  • Prépare les bracelets, le programme imprimé, les talkies-walkies et les terminaux de paiement la veille. Vérifie aussi les prévisions météo 24 heures avant le concert afin d’ajuster le transport, l’accueil et l’installation extérieure.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert pop ?
Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations et les artistes, puis à réserver la technique, la sécurité et le catering.
Quand réserver la sonorisation d’un concert ?
Réserve la technique au moins 6 à 8 semaines avant le concert, après réception des fiches techniques des artistes. Garde les 2 dernières semaines pour vérifier le matériel, les branchements et le planning de montage.
Combien de temps faut-il pour monter une scène de concert pop ?
Prévois au minimum 3 heures pour la scène, la sonorisation, l’éclairage, l’électricité et la couverture des câbles. Ajoute du temps si le lieu impose un accès limité ou si plusieurs artistes partagent le plateau.
Quand envoyer les informations aux visiteurs ?
Envoie les informations pratiques 5 à 7 jours avant le concert, puis un rappel 24 heures avant. Indique l’horaire, l’accès, le transport, les règles sur place et les modalités d’accueil ou de paiement.

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