Zo organiseer je een popconcert zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en artiesten; pas daarna kun je techniek, catering en publieksstromen betrouwbaar plannen. Controleer vroeg welke vergunningen nodig zijn en leg de technische riders naast de mogelijkheden van de zaal. Werk vervolgens toe naar één draaiboek met optredens, vervoer, beveiliging, catering en bezoekersinformatie. Op de concertdag draait alles om een veilige opbouw: podium, geluid, licht, stroom en kabels moeten getest zijn voordat het publiek binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Artiesten bevestigen
4
Optredens inplannen
2 personen
5
Technische rider controleren
2 personen
6
Techniek reserveren
7
Catering reserveren
8
Beveiliging reserveren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Bezoekersinformatie versturen
13
Artiestenvervoer regelen
14
Cateringmenu samenstellen
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Polsbandjes sorteren
2 personen
17
Programma afdrukken
18
Weersverwachting controleren
19
Locatie inspecteren
2 personen
20
Podium opbouwen
4 personen
21
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
22
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
23
Stroom aansluiten
2 personen
24
Kabels afdekken
2 personen
25
Bar en buffetten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Dranken koud zetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Publieksingang inrichten
3 personen
32
Artiestenruimte inrichten
2 personen
33
EHBO-punt inrichten
2 personen

Event

34
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
35
Lichtcheck uitvoeren
3 personen
36
Artiesten ontvangen
2 personen
37
Publiek ontvangen
4 personen
38
Tickets en polsbandjes controleren
4 personen
39
Garderobe bemannen
2 personen
40
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
41
Artiesten aankondigen
42
Dranken serveren
4 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Buffet aanvullen
2 personen
46
Publiek en backstage controleren
3 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Eindprogramma afsluiten
2 personen
49
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

50
Podium en techniek afbouwen
5 personen
51
Meubilair afbreken
4 personen
52
Overgebleven eten koelen
2 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Locatie schoonmaken
5 personen
55
Afval afvoeren
3 personen
56
Gevonden voorwerpen verzamelen
57
Voorraad tellen
2 personen
58
Materialen retourneren
3 personen
59
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Podium

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Achterdoek

Meubilair

Statafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

PA-speakersaantal 4
Podiummonitorsaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Muziekinstrumentkabelsaantal 12
Hoofdtelefoonsaantal 4
Laptop
Koelboxenaantal 8
Betaalterminalsaantal 3
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Werklampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 12
Verlenghaspelsaantal 8
Kabelbruggenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Gehoorbeschermingaantal 300
Dranghekkenaantal 20

Decoratie

Podiumbanner
Feestvlaggenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Programmapostersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek direct na het bevestigen van de artiesten. Controleer per optreden de technische rider en reserveer niet alleen PA-speakers en mengtafel, maar ook podiummonitors, DI-boxen, microfoons en de juiste instrumentkabels.
Maak uiterlijk enkele dagen voor het concert één definitieve bezoekerslijst. Verwerk dieetwensen, stuur route- en aanvangsinformatie en sorteer polsbandjes vooraf, zodat aanmelden niet ophoopt bij de entree.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: eerst podiumdelen en podiumtrap, daarna geluid en licht, vervolgens stroom en kabelbruggen. Reserveer minimaal één volledige soundcheck vóór de deuren opengaan.
Regel artiestenvervoer en portofoons vóór de concertweek. Noteer per artiest het aankomsttijdstip, de contactpersoon en de plek waar instrumenten en bagage tijdelijk kunnen staan.
Controleer de weersverwachting en inspecteer de locatie op de opbouwdag. Test werklampen, verlenghaspels, betaalterminals en koelboxen voordat catering en bar starten; een ontbrekende stroomaansluiting of lege terminal merk je anders pas tijdens de inloop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een popconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met locatie, datum en artiesten. Vergunningen, techniek en beveiliging regel je zodra de locatie en publiekscapaciteit bekend zijn; wacht daar niet mee tot de laatste maand.
Wanneer regel je de techniek voor een popconcert?: Reserveer de techniek direct nadat de artiesten en hun technische riders zijn bevestigd, meestal 6 tot 10 weken voor het concert. Plan de soundcheck op de dag zelf minstens 2 uur vóór de publieksopening.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een popconcert?: Reken voor podium, geluidsinstallatie, licht, stroom en kabelafwerking minimaal 6 uur opbouwtijd. Voeg extra tijd toe als meerdere acts eigen instrumenten of een uitgebreide lichtset gebruiken.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een popconcert?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor het concert en een korte herinnering 24 uur vooraf. Vermeld daarin aanvangstijd, route, entreeprocedure, polsbandjes en eventuele informatie over catering of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.