Popkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe den technischen Rider direkt nach der Künstlerbestätigung und reserviere PA-Lautsprecher, Bühnenmonitore, Mischpult, Mikrofone und DI-Boxen erst danach. So fehlen am Aufbautag keine speziellen Anschlüsse oder Kabel.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Beschallung, Licht und Strom brauchen mehrere Stunden, anschließend müssen Kabel abgedeckt sowie Bar und Buffets eingerichtet werden. Lege für jede Phase eine verantwortliche Person fest.
• Schicke Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Konzert und erfasse Ernährungswünsche bis zu einem festen Stichtag. Ohne diese Frist wird die Menüplanung für das Catering unnötig kurzfristig.
• Sortiere Armbänder und drucke das Programm spätestens am Vortag. Kontrolliere dabei Einlassregel, Auftrittsfolge und Künstlertransporte, statt diese Punkte erst während des Soundchecks zu klären.
• Prüfe die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vor dem Konzert und inspiziere die Location noch einmal. Kontrolliere besonders Stromwege, Kabelbrücken, Lichtstative, Bühnentreppe und den Platz für Garderobenständer.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Popkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Künstlern. Technik, Catering und Sicherheit solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin anfragen und buchen.

Wann sollte die Technik für ein Popkonzert aufgebaut werden?

Plane den technischen Aufbau mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass ein. Bühne, PA, Monitore, Licht und Strom müssen stehen, bevor Soundcheck und Sicherheitskontrolle beginnen.

Wie viel Catering brauche ich für ein Popkonzert?

Für das Publikum kalkulierst du bei einer mehrstündigen Veranstaltung mindestens eine Essensportion pro erwarteter Person und zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve. Getränke solltest du für das erste Konzertstunde mit 2 bis 3 Stück pro Person planen.

Wann verschickt man die Besucherinformationen für ein Popkonzert?

Versende Anfahrt, Einlasszeit, Programm und wichtige Hinweise 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Änderst du Zeiten oder Zugang, schicke die Aktualisierung spätestens 24 Stunden vorher.

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